Dokumenty, które wykorzystujesz poza granicami Polski, wymagają poświadczenia. Legalizacja dokumentów może mieć formę klauzuli apostille, którą wydaje Ministerstwo Spraw Zagranicznych.
Kraje, które nie honorują apostille wymagają potwierdzenia dokumentu poprzez ambasadę.
Kiedy apostille, a kiedy legalizacja dokumentów?
- Apostille to poświadczenie wydawane MSZ. Uzyskujemy je na dokumentach przeznaczonych do obrotu prawnego w krajach, które są stroną Konwencji Haskiej. Procedura legalizacji kończy się na poświadczeniu uzyskanym w MSZ. Aktualna lista krajów.
- Zwykłe poświadczenie dokumentu. Legalizacja dokumentów w ambasadzie obejmuje dokumenty urzędowe przeznaczone do krajów, które nie podpisały konwencji. Po uzyskaniu uwierzytelnienia w MSZ dokument musi zostać poświadczony w ambasadzie kraju, w którym chcesz wykorzystać dokument.
Apostille czy legalizacja?
Nie masz pewności, jaka procedura dotyczy Twoich dokumentów? Sprawdź. Pobierz darmowy poradnik.
Pamiętaj, że każda z ambasad ma inne wymagania. Często musimy dołączyć tłumaczenie przysięgłe, aby konsul wiedział, jaki dokument legalizujemy.
Najważniejsze informacje o legalizacji dokumentów. Posłuchaj podcastu.
Ile kosztuje legalizacja dokumentów?
Opłata dotyczy usługi wizyty w Instytucji, a nie dokumentu. W cenie do 3 dokumentów. Za każdy kolejny 50 zł. W przypadku trybu standardowego opłata 147 zł – przy 3 dokumentach jedynie 49 zł za dokument.
Ekonomiczny
117
Opłata za wizytę w instytucji.
Czas realizacji według wymagań ambasady.
Koszty konsularne.
Standard
147
Opłata od instytucji.
Czas realizacja uzależniony od ambasady.
Opłaty konsularne.
Najczęściej wybierany pakiet.
Super ekspres
297
Opłata od instytucji.
Realizacja najszybsza z możliwych.
Skan wysyłamy na e-mail bezpłatnie.
Opłaty konsularne.
Przykład 1: 3 tłumaczenia dokumentu potrzebujesz w ZEA. Musimy dokonać legalizacji w MSZ i ambasadzie ZEA. Koszt 2 x 117 PLN + opłaty urzędowe.
Przykład 2: 1 umowa ma być poświadczona do wykorzystania w Egipcie. Musimy dokonać poświadczenia w KIG, MSZ i ambasadzie Egiptu. Koszt 3 x 147 zł + opłaty urzędowe.
Zamów legalizację dokumentu
Wymagania w legalizacji dokumentów:
- Dokument do legalizacji. Potrzebny jest oryginał dokumentu, który ma zostać zalegalizowany.
- Informacje o kraju docelowym. Musisz określić, w jakim kraju będziesz wykorzystywać dokument.
- Zgoda RODO.
- Opcjonalnie:
- Tłumaczenie przysięgłe. Często konsulaty wymagają tłumaczenia i legalizacji zarówno oryginału jak i tłumaczenia. Możemy zrobić tłumaczenie.
- Uzyskanie dokumentu. Niektóre dokumenty możemy przygotować dla Państwa np. odpis z KRS, zaświadczenie o niekaralności lub kopię notarialną dokumentu.
Opłaty urzędowe : 100 PLN
Spodziewany czas : 7 days
Jak szybko otrzymać legalizację dokumentu?
- Przygotuj dokument i prześlij do nas.
Dokument w oryginale prześlij na nasz adres: ul. Senatorska 2, 00-075 Warszawa.
- Uzyskujemy legalizację w MSZ.
Pierwszym krokiem jest zawsze uzyskanie legalizacji zwykłej w MSZ.
- Aplikacja w ambasadzie.
Dokument z poświadczeniem MSZ składamy w ambasadzie kraju docelowego.
- Legalizacja gotowa.
Dokument możesz odebrać osobiście albo wskazać adres, na jaki mamy go odesłać.
Uwagi:
- Pamiętaj, że niektóre dokumenty muszą być poświadczone przez kilka instytucji, zanim trafią do ambasady.
Potrzebujesz:
- Dokument gotowy do legalizacji.
Poświadczenie dokumentów
Legalizujemy dokumenty przeznaczone do obrotu handlowego poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Zarówno czas oczekiwania, jak i koszty uzależnione są od konkretnej procedury. Prosimy o upewnienie się, jakiej formy legalizacji wymaga od Państwa partner biznesowy lub instytucja zagraniczna.
Jakie są opłaty legalizacji dokumentów?
Opłata urzędowa w MSZ to 26 zł. Opłata pobierana przez ambasadę jest uzależniona od cennika danej instytucji. Najczęściej jest to opłata rzędu 100-300 zł, ale np. dokumenty handlowe w ambasadzie ZEA legalizuje się za ok. 2100 zł (ok. 2000 dirhamów). Niektóre dokumenty poświadczysz bezpłatnie, ale niektóre opłaty są dość wysokie.
| Kraj docelowy | Rodzaj dokumentu | Opłaty |
|---|---|---|
| Algieria | Prywatny Handlowy | 5 PLN 270 PLN |
| Arabia Saudyjska | Prywatny Handlowy (z wyłączeniem świadectwa pochodzenia i FV handlowej – te legalizowane są bezpłatnie) | 8,75 USD 8,75 USD |
| Chiny | Prywatny Handlowy | 100 / 210 PLN 200 / 310 PLN |
| Egipt | Prywatny Handlowy | 250 PLN 690 PLN |
| Irak | Prywatny Faktura i świadectwo pochodzenia Inne dokumenty handlowe | 5 USD 100 USD 160 USD |
| Jordania | Prywatny Handlowy | 20 EUR 84 EUR |
| Katar | Prywatny Handlowy | 26 EUR – koszt uzależniony od wartości faktury (wyceniany przez ambasadę) |
| Kuba | Prywatny Handlowy | 110 EUR |
| Kuwejt | Prywatny Świadectwo pochodzenia Faktura VAT Inne dokumenty | 125 PLN 375 PLN 250 PLN 125 PLN |
| Tajlandia | Prywatny Handlowy | 80 PLN |
| Zjednoczone Emiraty Arabskie (ZEA) | Prywatny Handlowy | 150 AED 2000 AED |
Ile trwa legalizacja dokumentów?
Procedura uzależniona jest od kraju, gdzie będzie użyty dokument. Uzyskanie legalizacji w MSZ zajmie 1-5 dni. Konsulaty określają czas oczekiwania od 1 dnia do 2-3 tygodni. Legalizacja dokumentów szkolnych i uczelnianych może zająć nawet 2-3 miesiące. Kuratorium to 30 dni. Ambasada Włoch to kolejny miesiąc. Prosimy o kontakt, abyśmy mogli odpowiednio oszacować czas oczekiwania.
Gdzie muszę najpierw poświadczyć dokument?
Zanim udasz się do ambasady kraju docelowego, musisz otrzymać pieczęć z MSZ. W przypadku niektórych rodzajów dokumentów, dopuszczona jest procedura uproszczona. Certyfikat pochodzenia przeznaczony do obrotu prawnego do Egiptu, możesz poświadczyć przez KIG i od razu udać się do ambasady Egiptu.
| Instytucja | Rodzaj | Opłaty |
|---|---|---|
| MSZ | Wszystkie dokumenty – poświadczenie zwykłe | 26 |
| Krajowa Izba Gospodarcza | Dokumenty eksportowe | 80 netto |
| Narodowa Agencja Wymiany Akademickiej | Dyplomy uczelni wyższych, suplementy, zaświadczenia o ukończeniu studiów | 26 |
| KRS | Odpisy | 30 – aktualny 60 – pełny |
| Ministerstwo Zdrowia | Prawo wykonywania zawodu, dyplomy specjalisty | 26 |
| Kuratorium Oświaty | Dokumenty szkolne | 26 |
| Sąd Okręgowy | Każdy dokument, w tym notarialny | 26 |
| OKE | Szkolne | 26 |
| KRK | Zaświadczenie o niekaralności | 30 |
Jak wygląda pieczęć z MSZ?
Pieczęć potwierdzająca legalizację informuje o ważności dokumentu. Na tym nie kończy się procedura. Musimy jeszcze pozyskać uwierzytelnienie dokumentów w konsulacie kraju docelowego.
Jaki dokument podlega legalizacji zwykłej a jaki apostille?
Rodzaj dokumentu nie ma znaczenia. Ważne jest gdzie ma być wykorzystany. Jeśli chcesz go użyć w państwie akceptującym apostille, to wykonamy prostą legalizację. Jeśli natomiast kraj nie honoruje tej klauzuli, to musimy poświadczyć go w ambasadzie danego kraju.
Jak zalegalizować pełnomocnictwo notarialne?
Pełnomocnictwo, jakie podpiszesz u notariusza musi być uwierzytelnione przez sąd okręgowy, gdzie notariusz złożył wzory podpisów. Najczęściej jest to najbliższy sąd okręgowy zależny od miejsca kancelarii notariusza. Dopiero po uwierzytelnieniu przez Prezesa Sądu Okręgowego, możemy zalegalizować pełnomocnictwo w MSZ.
Co zrobić, gdy mam tylko jeden dyplom ukończenia studiów i nie chcę go legalizować?
Możesz sprawdzić czy instytucja lub firma, w której będziesz składać dokument, może zaakceptować kopię notarialną z tłumaczeniem przysięgłym. W tym wypadku uwierzytelnienie dokumentów będzie wyglądać tak, że poświadczymy kopię a oryginał okażesz do wglądu. Musi na to zgodzić się druga strona.
W jakim języku muszę legalizować dokumenty?
Jeśli posiadasz dokument w języku polskim, to w wielu wypadkach musisz dołączyć tłumaczenie. W zależności od kraju, będziesz proszony o dołączenie tłumaczenia na język urzędowy kraju docelowego. W wielu wypadkach będziesz miał do wyboru język angielski + język urzędowy np. ambasada ZEA akceptuje dokumenty zarówno w j. angielski jak i arabskim.
Konsulaty niektórych krajów wymagają tłumaczenia, ale nie musi być ono poświadczone. Natomiast w większości przypadków, zarówno oryginał jak i tłumaczenie muszą być zalegalizowane. Przykładem tego ostatniego jest także ambasada Arabii Saudyjskiej.