Dokumenty przeznaczone do użytku poza terytorium Polski muszą być odpowiednio uwierzytelnione. Legalizacja dokumentów może mieć formę klauzuli apostille, którą wydaje Ministerstwo Spraw Zagranicznych.
Kraje, które nie honorują apostille wymagają potwierdzenia dokumentu poprzez ambasadę.
- Apostille to poświadczenie wydawane MSZ. Poświadczenia na dokumentach przeznaczonych do obrotu prawnego uzyskujemy w krajach będących stronami Konwencji Haskiej. Proces legalizacji kończy się z chwilą otrzymania poświadczenia od Ministerstwa Spraw Zagranicznych. Aktualna lista krajów.
- Zwykłe poświadczenie dokumentu. Legalizacje dokumentów w ambasadzie obejmuje dokumenty urzędowe przeznaczone do krajów, które nie podpisały konwencji. Po uzyskaniu uwierzytelnienia w MSZ dokument musi zostać poświadczony w ambasadzie kraju, w którym chcesz wykorzystać dokument.
Zamów legalizację dokumentu.
Bezpłatna konsultacja. Pomożemy wybrać najlepszą opcję legalizacji dokumentu. Doradzimy w trudniejszych sytuacjach.
Wnosimy opłaty i wypełniamy wnioski. My opłacamy i przygotujemy potrzebne dodatkowe załączniki, ksera i opłaty.
Kilka pakietów usług. Opcje na każdą ścieżkę legalizacji.
Od A do Z. Wysyłacie Państwo dokumenty i zajmiemy się resztą.
Notberg jest platformą zamówień od WizaSerwis.
Jakub Rodakowski
Dział legalizacji dokumentów
Jak uzyskać legalizację dokumentów?
Sprawdź odpowiedzi na poniższe pytania, które pojawiają się najczęściej w przypadku uwierzytelnień dokumentów.
Jakie dokumenty muszą być zalegalizowane?
Instytucja, gdzie będziecie Państwo przedstawiać dokumenty powinna określić ich rodzaj oraz konieczność legalizacji. Oznacza to, że instytucje w Polsce mogą wykonać poświadczenia ale urząd za granicą decyduje. Należy więc sprawdzić na miejscu, gdzie będziecie Państwo sprawę załatwiać, jakie dokumenty są potrzebne.
Jakie są wymagania w legalizacji dokumentów?
- Dokument do legalizacji. Prosimy dostarczyć oryginalny dokument, który ma zostać zalegalizowany.
- Informacje o kraju docelowym. Prosimy podać informacje o kraju docelowym, w którym dokument będzie wykorzystywany.
- Opcjonalnie:
- Tłumaczenie przysięgłe. Często konsulaty wymagają legalizacji zarówno oryginału, jak i tłumaczenia. Oferujemy pomoc przy tłumaczeniu przysięgłym.
- Uzyskanie dokumentu. Możemy pomóc w uzyskaniu niektórych dokumentów, takich jak odpis z Krajowego Rejestru Sądowego, zaświadczenie o niekaralności lub notarialną kopię dokumentu.
Ile trwa legalizacja dokumentów w Polsce?
Wiele zależy od rodzaju dokumentu i kraju przeznaczenia. Obliczyliśmy, że mamy około 600 różnych kombinacji procedur, czyli czasów oczekiwania i kosztów. Więc trudno odpowiedzieć w jednym zdaniu.
Czas legalizacji może zająć od 1 do 90 dni. Zwykle waha się od kilku do kilkunastu dni.
Ile kosztuje legalizacja dokumentów?
Niektóre dokumenty legalizowane są bezpłatnie lub w niskiej kwocie. Poza bezpłatnymi legalizacjami, najniższą opłatę pieniężną przyjmuje konsula Algierii – 10 zł. Najwięcej trzeba zapłacić w konsulacie ZEA – około 2200 zł za pieczątkę. Niektóre procedury zależne są też od wartości faktury i wówczas opłata może wynieść kilka tys. EUR.
Opłaty za naszą usługę uzależnione są od wybranego trybu i ilości urzędów i wahają się od ok 200 do 800 zł za serwis.
Istotne punkty, które mogą pomóc także Państwu.
- Obsługujemy konsulaty w Polsce oraz dedykowane dla Polski w Berlinie, Wiedniu i Brukseli. Jesteśmy chyba jedyną firmą w Polsce, która poświadcza dokumenty do każdego kraju, ze względu na bezpośredni kontakt z konsulatami poza Polską.
- Kilka osób, które zajmują się legalizacją od lat. Przeszliśmy wiele specyficznych zleceń i możemy dzielić się tą wiedzą i doświadczeniem przy Państwa zleceniach.
Legalizacja krok po kroku.
Rozwijamy i wyjaśniamy szczegółowo naszą pracę.
Zgłoszenie online.
Prosimy o przesłanie zgłoszenia, od tego rozpoczynamy pracę. Pomaga to uporządkować proces i znacznie go przyspieszyć. Prosimy kliknąć przycisk „Zamów legalizację”.
Potwierdzenie, konsultacja i ustalenie procedury.
Sprawdzamy zgłoszenie i ustalamy kolejne kroki. Zwykle proces jest wieloetapowy. Zajmiemy się wszystkim. Na każdym etapie jesteśmy z Państwem w kontakcie, aby dokumenty były odpowiednio przygotowane.
Przesłanie dokumentów.
Prosimy o dostarczenie dokumentów. Legalizacja zawsze odbywa się na oryginałach. Część dokumentów możemy uzyskać np. KRS, czy tłumaczenie przysięgłe. Ale zdecydowanie więcej dokumentów jest już gotowa zanim zajmiemy się legalizacją.
Legalizacja w urzędach i konsulatach.
Zajmujemy się całą procedurą. Przesyłamy do Państwa informację na jakim etapie znajdują się dokumenty. Proces zwykle trwa od 1-2 dni do nawet 2-3 miesięcy.
Dokumenty są gotowe.
Przekazujemy go Państwu zgodnie z wcześniejszymi ustaleniami.
Kiedy apostille, a kiedy legalizacja dokumentów?
Legalizacja dokumentów i nadanie apostille to dwa różne procesy, które mają na celu poświadczenie autentyczności dokumentów używanych za granicą. Choć oba te procesy służą podobnemu celowi, różnią się w kilku kluczowych aspektach, w tym w zakresie procedur, zastosowania i wymogów. Poniżej przeanalizujemy główne różnice między apostille a legalizacją dokumentów.
Co to jest Apostille?
Apostille to poświadczenie autentyczności dokumentów publicznych, które jest uznawane w krajach sygnatariuszach Konwencji Haskiej z 1961 roku. Apostille upraszcza proces legalizacji dokumentów, eliminując potrzebę ich dodatkowego poświadczania przez ambasady lub konsulaty.
Kluczowe cechy apostille:
- Jednostopniowy proces: Apostille jest jednostopniowym procesem, który wymaga poświadczenia dokumentu przez jeden organ krajowy (np. Ministerstwo Spraw Zagranicznych).
- Kraje sygnatariusze Konwencji Haskiej: Apostille jest uznawane tylko w krajach, które podpisały Konwencję Haską z 1961 roku. Obecnie do Konwencji przystąpiło ponad 120 krajów, w tym większość krajów europejskich, USA, Kanada, Japonia i Australia.
- Rodzaje dokumentów: Apostille może być nadane na różne dokumenty publiczne, takie jak akty urodzenia, akty małżeństwa, dyplomy, pełnomocnictwa, wyroki sądowe i dokumenty notarialne.
Co to jest Legalizacja?
Legalizacja to bardziej skomplikowany proces poświadczania dokumentów, który obejmuje kilka etapów i wymaga poświadczenia przez różne organy krajowe oraz konsulaty lub ambasady kraju, w którym dokument ma być używany.
Kluczowe cechy legalizacji:
- Wielostopniowy proces: Legalizacja jest wielostopniowym procesem, który zazwyczaj obejmuje poświadczenie dokumentu przez kilka różnych instytucji, takich jak notariusze, ministerstwa oraz konsulaty lub ambasady.
- Kraje niebędące sygnatariuszami Konwencji Haskiej: Legalizacja jest wymagana w krajach, które nie przystąpiły do Konwencji Haskiej. W takich przypadkach dokumenty muszą być poświadczone przez ambasadę lub konsulat kraju, w którym będą używane.
- Rodzaje dokumentów: Legalizacja może być wymagana dla różnych dokumentów, w tym dokumentów handlowych, pełnomocnictw, dyplomów oraz dokumentów sądowych.
Nie macie Państwo pewności, jaka procedura dotyczy Waszych dokumentów? Poniżej darmowy poradnik.
Ile kosztuje legalizacja dokumentów?
Zawsze jedna opłata za legalizację do 3 dokumentów. Kolejny 50 zł.
Standardowy
Na czas, komfortowo.
297 zł
Wszystko co pakiet Podstawowy +
Składamy osobiście w Berlinie
Bezpłatna wycena tłumaczenia
Ubezpieczenie przesyłki do 5000 PLN
Powiadomienia o statusie sprawy
Pomoc w wypełnieniu wniosków wymagających podpisu zleceniodawcy
Nie zawiera opłat urzędowych. Dla niektórych krajów opłata wynosi 397 zł.
Ubezpieczenie kuriera na 5000 zł
Super VIP
Najszybciej i wszystko co możemy zrobić.
497 zł
Wszystko co pakiet Standardowy +
30 minutowa indywidualna konsultacja
Telefoniczna pomoc w wypełnieniu wniosku
Wzory dokumentów (np. pełnomocnictwo)
Tryb ekspresowy pracy urzędu
Odbiór dokumentów na terenie Warszawy
Przesyłka konduktorska
Kontakt bezpośrednio z firmą kraju docelowego przy przygotowaniu dokumentów
Skany gotowych dokumentów
Należy doliczyć wszystkie opłaty urzędowe.
* Ubezpieczenie przesyłki na 5000 zł.
Legalizacje w ambasadach są ostatnim etapem. Ceny dotyczą legalizacji tylko w konsulacie. Legalizacja składa się z 2-4 kroków, które nie są objęte w powyższym cenniku. Należy pamiętać, że każda ambasada ma swoje specyficzne wymagania. Często konieczne jest dołączenie tłumaczenia przysięgłego, aby konsul mógł zidentyfikować dokument podlegający legalizacji.
Przypadek producenta z południa Polski.
Firma zajmująca się produkcją i eksportem, zdecydowała się rozszerzyć swoją działalność na rynek w Wietnamie. Wietnam, choć jest dynamicznie rozwijającym się rynkiem, nie jest sygnatariuszem Konwencji Haskiej, co oznaczało, że wszystkie dokumenty handlowe musiały przejść pełny proces legalizacji.
Problemy, na jakie napotkała firma:
- Czasochłonność procesu: Legalizacja była dość rozbudowana. Zawierała KRS, certyfikat wolnej sprzedaży, pełnomocnictwa. Wymagała poświadczenia dokumentów przez notariusza, następnie tłumaczenia przysięgłego, później legalizacji obu dokumentów przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych, a na końcu przez ambasadę Wietnamu. Odpis z KRS pobierany był z MInisterstwa Sprawiedliwości a certyfikat legalizacji przez Krajową Izbę Gospodarczą.
- Dodatkowe koszty: Proces legalizacji wiązał się z dodatkowymi kosztami związanymi z kilkoma podróżami do Warszawy.
- Kompleksowość dokumentacji: Dokumenty musiały być przygotowane zgodnie z wymaganiami wszystkich zaangażowanych instytucji, co wymagało dokładnej weryfikacji.
Jak pomogliśmy firmie:
Gdy firma zwróciła się do nas, wiedzieliśmy, że musimy działać szybko i skutecznie. Przejęliśmy wszystkie formalności, co znacznie przyspieszyło proces i zminimalizowało ryzyko błędów. Nasze działania obejmowały:
- Konsultacje i przygotowanie dokumentów: Skontaktowaliśmy się z firmą, aby zrozumieć ich potrzeby i dokładnie przygotować wszystkie wymagane dokumenty. Upewniliśmy się, że każdy dokument jest poprawnie przygotowany w tzw. wersji początkowej, czyli jest oryginalny, nienaruszony i na pewno wymagany przez stronę wietnamską.
- Koordynacja z kilkoma urzędami naraz: Proces legalizacji rozpoczęliśmy w kilku urzędach naraz, aby przyspieszyć proces poświadczania dokumentów.
- Finalna legalizacja w ambasadzie: Komplet kilkunastu dokumentów finalnie zalegalizowaliśmy w konsulacie Wietnamu. Procedura zajęła 13 dni.
Istotne punkty, które mogą pomóc także Państwu.
- Obsługujemy konsulaty w Polsce i Berlinie. Jesteśmy chyba jedyną firmą w Polsce, która poświadcza dokumenty do każdego kraju.
- Kilka osób, które zajmują się legalizacją od lat. Przeszliśmy wiele specyficznych zleceń i możemy dzielić się tą wiedzą i doświadczeniem przy Państwa zleceniach.
Czy warto korzystać z agencji przy legalizacji dokumentów?
Jak wygląda pieczęć z MSZ (Ministerstwo Spraw Zagranicznych)?
Pieczęć potwierdzająca legalizację informuje o ważności dokumentu. Na tym nie kończy się procedura. Musimy jeszcze pozyskać uwierzytelnienie dokumentów w konsulacie kraju docelowego.
Poświadczenie dokumentów – pytania i odpowiedzi.
Zajmujemy się legalizacją dokumentów przeznaczonych do obrotu handlowego poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej. Czas oczekiwania oraz koszty są zależne od specyficznej procedury. Zalecamy upewnienie się, jakiego rodzaju legalizacji oczekuje od Państwa zagraniczny partner biznesowy lub instytucja.
Jakie są opłaty legalizacji dokumentów?
Opłata urzędowa w Ministerstwie Spraw Zagranicznych wynosi 26 zł. Opłata pobierana przez ambasadę zależy od cennika konkretnej instytucji.
| Kraj docelowy | Rodzaj dokumentu | Opłaty |
|---|---|---|
| Algieria | Prywatny Handlowy | 10 PLN 270 PLN |
| Egipt | Prywatny Handlowy | 270 PLN 710 PLN |
| Irak | Prywatny Faktura i świadectwo pochodzenia Inne dokumenty handlowe | 5 USD 100 USD 160 USD |
| Jordania | Prywatny Handlowy | 20 EUR 84 EUR |
| Katar | Prywatny Handlowy | 26 EUR – koszt uzależniony od wartości faktury (wyceniany przez ambasadę) |
| Kuba | Prywatny Handlowy | 110 EUR |
| Kuwejt | Prywatny Świadectwo pochodzenia Faktura VAT Inne dokumenty | 125 PLN 375 PLN 250 PLN 125 PLN |
| Tajlandia | Prywatny Handlowy | 80 PLN |
| Zjednoczone Emiraty Arabskie (ZEA) | Prywatny Handlowy | 150 AED 2000 AED |
Gdzie muszę najpierw poświadczyć dokument?
Zanim udasz się do ambasady kraju docelowego, musisz otrzymać pieczęć z MSZ. W przypadku niektórych rodzajów dokumentów, dopuszczona jest procedura uproszczona. Certyfikat pochodzenia przeznaczony do obrotu prawnego do Egiptu, możesz poświadczyć przez KIG i od razu udać się do ambasady Egiptu.
| Instytucja | Rodzaj | Opłaty |
|---|---|---|
| MSZ | Wszystkie dokumenty – poświadczenie zwykłe | 26 |
| Krajowa Izba Gospodarcza | Dokumenty eksportowe | 80 netto |
| Narodowa Agencja Wymiany Akademickiej | Dyplomy uczelni wyższych, suplementy, zaświadczenia o ukończeniu studiów | 26 |
| KRS | Odpisy | 30 – aktualny 60 – pełny |
| Ministerstwo Zdrowia | Prawo wykonywania zawodu, dyplomy specjalisty | 26 |
| Kuratorium Oświaty | Dokumenty szkolne | 26 |
| Sąd Okręgowy | Każdy dokument, w tym notarialny | 26 |
| OKE | Szkolne | 26 |
| KRK | Zaświadczenie o niekaralności | 30 |
Jaki dokument podlega legalizacji zwykłej a jaki apostille?
Legalizacja i apostille są dwoma różnymi formami potwierdzenia autentyczności dokumentów. Legalizacja jest procesem, który jest zazwyczaj wymagany przez kraje, które nie są stronami Konwencji haskiej z 1961 roku. Apostille, z drugiej strony, jest specjalną formą legalizacji, która jest akceptowana przez 115 krajów na świecie, które są stronami Konwencji haskiej. Apostille jest adnotacją dokonywaną na dokumencie lub odrębnym dokumencie, potwierdzającą jego autentyczność.
Dokumenty, które mają być wykorzystane za granicą, wymagają legalizacji, ale rodzaj tej legalizacji zależy od kraju, w którym dokument ma być użyty. Jeśli kraj akceptuje klauzulę apostille, wystarczy prosta legalizacja. Apostille to specjalna forma legalizacji dokumentów, która jest akceptowana przez 115 krajów na świecie, w tym Polskę. Zasady używania apostille reguluje Konwencja haska z 5 października 1961 roku.
Od 16 lutego 2019 r., w ramach Unii Europejskiej, niektóre dokumenty urzędowe nie wymagają już legalizacji, co znacznie ułatwia ich użycie w różnych krajach UE.
Co to jest legalizacja dokumentów?
Legalizacja dokumentów to proces, który ma na celu potwierdzenie autentyczności podpisu i pieczęci na danym dokumencie. Jest to niezbędne w celu uznania dokumentu zarówno w kraju, jak i za granicą, przez instytucje publiczne lub przed sądem. W ramach procesu legalizacji dokumentu, jego autentyczność i zgodność z prawem są weryfikowane. Legalizacja może obejmować zarówno potwierdzenie autentyczności podpisu i pieczęci na dokumencie, jak również przetłumaczenie go na język obcy.
Jakie dokumenty podlegają legalizacji?
Wszystkie dokumenty, które mają być używane za granicą, mogą wymagać legalizacji. Może to obejmować dokumenty urzędowe, takie jak akty urodzenia, małżeństwa czy zgonu, dyplomy, świadectwa szkolne, dokumenty sądowe, a także dokumenty handlowe, takie jak faktury, umowy czy pełnomocnictwa. Wymóg legalizacji zależy od kraju, w którym dokument ma być użyty, oraz od rodzaju dokumentu.
Jak wygląda proces legalizacji?
Proces legalizacji zaczyna się od złożenia dokumentu do odpowiedniego organu wraz z wnioskiem o legalizację. Organ ten następnie sprawdza autentyczność podpisu i pieczęci na dokumencie, a także zgodność dokumentu z prawem. Po potwierdzeniu autentyczności, na dokumencie umieszczana jest specjalna pieczęć lub adnotacja potwierdzająca jego legalizację. W niektórych przypadkach, dokument może wymagać dodatkowej legalizacji przez ambasadę lub konsulat kraju, w którym ma być użyty.
Jak zalegalizować pełnomocnictwo notarialne?
Pełnomocnictwo, jakie podpiszesz u notariusza musi być uwierzytelnione przez sąd okręgowy, gdzie notariusz złożył wzory podpisów. Najczęściej jest to najbliższy sąd okręgowy zależny od miejsca kancelarii notariusza. Dopiero po uwierzytelnieniu przez Prezesa Sądu Okręgowego, możemy zalegalizować pełnomocnictwo w MSZ.
Co zrobić, gdy mam tylko jeden dyplom ukończenia studiów i nie chcę go legalizować?
Możesz sprawdzić czy instytucja lub firma, w której będziesz składać dokument, może zaakceptować kopię notarialną z tłumaczeniem przysięgłym. W tym wypadku uwierzytelnienie dokumentów będzie wyglądać tak, że poświadczymy kopię a oryginał okażesz do wglądu. Musi na to zgodzić się druga strona.
W jakim języku muszę legalizować dokumenty?
Jeśli posiadasz dokument w języku polskim, to w wielu wypadkach musisz dołączyć tłumaczenie. W zależności od kraju, będziesz proszony o dołączenie tłumaczenia na język urzędowy kraju docelowego. W wielu wypadkach będziesz miał do wyboru język angielski + język urzędowy np. ambasada ZEA akceptuje dokumenty zarówno w j. angielski jak i arabskim.
Konsulaty niektórych krajów wymagają tłumaczenia, ale nie musi być ono poświadczone. Natomiast w większości przypadków, zarówno oryginał jak i tłumaczenie muszą być zalegalizowane. Przykładem tego ostatniego jest także ambasada Arabii Saudyjskiej.
Jak zalegalizować dokumenty handlowe w Ambasadzie?
Faktury, certyfikaty, umowa spółki i inne dokumenty podlegają praktycznie takim samym procesom jak dokumenty prywatne. Legalizację dokumentów handlowych rozpoczynamy od uwierzytelnienia w pierwszej instytucji np. KIG, Związek Producentów, Ministerstwie Zdrowia. Generalnie dokumenty handlowe muszą mieć możliwość legalizacji MSZ. Po uzyskaniu poświadczenia w Ministerstwie Spraw Zagranicznych uzyskujemy finalną pieczęć w Ambasadzie.
Kiedy wymagane jest poświadczenie dokumentu w Polsce?
Urzędy i instytucje prywatne mogą żądać zalegalizowanego dokumentu w różnych procedurach. Zaświadczenia, akty urodzenia, tłumaczenia przysięgłe, dyplomy, prawo wykonywania zawodu i inne dokumenty wydane za granicą, które będziesz wykorzystywać w Polsce. Urzędnik musi mieć pewność, że dany dokument jest prawdziwy i prawomocny. W przypadku krajów poza konwencji haskiej procedura działa bliźniaczo i dany dokument poświadczany jest przez polską ambasadę.
Czy możliwa jest legalizowanie dokumentów zagranicznych do obrotu prawnego w Polsce?
Jest główna zasada, iż dokumenty wydane przez dany kraj może poświadczyć tylko instytucja danego kraju. Niektóre dokumenty poświadczysz w przedstawicielstwie dyplomatycznym działających w Polsce. Poświadczenia dotyczą tylko niektórych dokumentów. Dokument taki nie ma legalizacji ministerstwa spraw zagranicznych danego kraju. Uzyskasz pieczęć konsula, który nie musi być honorowany we wszystkich sytuacjach
Gdzie znaleźć wniosek o legalizację dokumentów?
Nie ma jednego wzoru wniosku. Każda z instytucji ma nieco inne wymagania. W referacie ds. legalizacji w msz uzupełniamy wniosek w Twoim imieniu. Większość ambasad nie ma wymogu legalizacji z wnioskiem. Specjalne wnioski są w KIG i NAWA. Tam wymagany jest podpis osoby wnioskującej.
Legalizacje dokumentów z Ukrainy. Czy pomagacie?
O legalizację dokumentów z Ukrainy musimy wnioskować na Ukrainie. Mamy partnera lokalnego i możemy pomóc w legalizacji.
Czy wszystkie dokumenty muszę legalizować?
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/1191 z dnia 6 lipca 2016 r. daje pewne ułatwienia legalizacji dokumentów w ramach Unii Europejskiej. Rozporządzenie określa zasady uznawania dokumentów publicznych wydawanych w państwach członkowskich, w tym potrzeby legalizacji lub uwierzytelnienia dokumentów, a także upraszcza procedury administracyjne dla obywateli UE.
Jak przeprowadzić legalizację dokumentu handlowego od notariusza?
Legalizacja dokumentów notarialnych to proces, który zaczyna się od potwierdzenia ich autentyczności w sądzie okręgowym. Wymagana jest opłata skarbowa w wysokości 27 zł. Następnie, dokumenty są przekazywane do Ministerstwa Spraw Zagranicznych (MSZ) w celu dalszej legalizacji. Ostatecznie, dokumenty są przekazywane do odpowiedniej placówki dyplomatycznej, która jest odpowiedzialna za legalizację dokumentu dla danego kraju.
Podczas legalizacji dokumentów notarialnych, podejmujemy następujące kroki:
- Upewniamy się, że dokument jest podpisany przez notariusza i zawiera pieczątkę notariusza.
- Wnioskujemy o legalizację dokumentu notarialnego w lokalnym sądzie okręgowym. W tym etapie, ważne jest, aby wyraźnie wskazać, że dokument będzie dalej legalizowany w MSZ. W przypadku sądów w Warszawie, zajmujemy się tym krokiem. Dla sądów poza Warszawą, zalecamy samodzielną wizytę. Możemy przeprowadzić ten proces za Państwa, ale może to zająć więcej czasu.
- Po otrzymaniu dokumentu zalegalizowanego przez sąd okręgowy, prosimy o przesłanie go do nas. Zajmiemy się resztą procesu.
- Składamy dokumenty do MSZ, aby otrzymać legalizację zwykłą. Przed tym, sprawdzamy, czy wymagane jest tłumaczenie przysięgłe. Jeżeli tak, ustalamy z Państwem przygotowanie tłumaczenia.
- Dokumenty zalegalizowane w MSZ, składamy w konsulacie kraju, który nie akceptuje zapisów Konwencji Haskiej.
Warto pamiętać, że proces legalizacji dokumentów handlowych może się różnić w zależności od kraju, w którym ma być użyty. Dlatego warto sprawdzić wymagania kraju docelowego przed przystąpieniem do legalizacji dokumentu.
Jak legalizujemy dokumenty uczelniane i szkolne?
Ważne jest, aby zrozumieć, że proces legalizacji dokumentów urzędowych, które mają być używane w międzynarodowym postępowaniu cywilnym lub w przypadku szczegółowych czynności sądowych, różni się od procesu legalizacji dokumentów szkolnych. W Polsce, uwierzytelnianie dokumentów szkolnych jest regulowane przez Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej. Dotyczy to zarówno uwierzytelniania dokumentów wydanych za granicą, jak i legalizacji dokumentów do użycia poza granicami Polski.
Pierwszym krokiem w tym procesie jest poświadczenie dokumentu w odpowiedniej jednostce edukacyjnej, takiej jak Kuratorium, OKE czy NAWA. Następnie, dokument jest przekazywany do Ministerstwa Spraw Zagranicznych (MSZ) w celu uzyskania legalizacji zwykłej. W ostatnim etapie, dokument jest legalizowany w konsulacie kraju, do którego jest przeznaczony.
Warto zauważyć, że mówimy tu o procesie legalizacji, który wymaga tych kroków. Jeżeli kraj docelowy honoruje pieczęć apostille, proces legalizacji zazwyczaj ogranicza się do jednej instytucji.
Jak przeprowadzić legalizację dokumentu jeśli kraj przyjmujący dokument nie jest stroną konwencji haskiej?
Jeśli kraj przyjmujący dokument nie jest stroną Konwencji Haskiej lub jakiejkolwiek innej międzynarodowej umowy dotyczącej legalizacji dokumentów, konieczne może być przeprowadzenie dodatkowych działań, aby dokument mógł zostać uznany za ważny i legalny.
Jak zalegalizować dokumenty sądowe?
Uwierzytelnienie dokumentów sądowych jest podobna jak w przypadku innych dokumentów. Najważniejszym szczegółem, na jaki trzeba zwrócić uwagę jest odpowiednia pieczęć i podpis pod dokumentem. Wyroki sądowe podpisane przez referendarza muszą być dodatkowo poświadczone przez osobę odpowiedzialną za legalizację. Często zdarza się, że trafiają do nas dokumenty już w zaawansowanym procesie, np. po tłumaczeniu przysięgłym, ale nie są odpowiednio przygotowane. Musimy wtedy występować o nowe dokumenty, albo dokonywać dodatkowych czynności, aby zakończyć legalizację.
W przypadku dokumentów wydanych przez Sąd Najwyższy, wniosek należy składać do Kancelarii Prezesa Sądu Najwyższego. Należy pamiętać, że w przypadku dokumentów sądowych, oprócz legalizacji, mogą być wymagane także tłumaczenia na język kraju, do którego dokument ma być wysłany.
Dodatkowe przypisy:
Legalizacja dokumentów to proces, który pozwala na uznanie różnych rodzajów pism – zarówno urzędowych, handlowych, jak i dokumentów notarialnych – w obrocie prawnym poza granicami kraju. Szczególne znaczenie ma ona w stosunkach międzynarodowych, zwłaszcza gdy w grę wchodzą sprawy z zakresu międzynarodowego postępowania cywilnego lub gdy dany dokument trzeba przedstawić w innym państwie. W takich sytuacjach, oprócz standardowych kroków, warto zwrócić uwagę na sprawie szczegółowych czynności sądów, które określają, w jaki sposób dokumenty mają być potwierdzone i przez kogo.
Podstawową instytucją odpowiedzialną za legalizację ministerstwa spraw zagranicznych jest właśnie Ministerstwo Spraw Zagranicznych. Jednak kluczową rolę w wielu przypadkach odgrywa też sąd okręgowy, który dokonuje uwierzytelnienia i nadaje dokumentom odpowiednią rangę. Przy legalizacji dokumentów podmiot odpowiedzialny musi ściśle stosować się do wytycznych – zwłaszcza przy wskazaniem oznaczenia dokumentu notarialnego, gdzie obowiązuje szereg wymagań formalnych.
W sytuacji, gdy potrzebujemy potwierdzić pismo do celów handlowych, przeprowadzana jest legalizacja dokumentu handlowego. Dotyczy to np. dokumentów handlowych, które mogą wymagać przedstawienia w obrocie międzynarodowym. Z kolei przy potwierdzaniu aktów z krajowego rejestru sądowego lub dokumentów urzędowych (np. zaświadczeń, odpisów) należy pamiętać o spełnieniu wymogów administracyjnych, w tym o wizycie w punkcie poboru opłat skarbowych. Niekiedy, w przypadku większej ilości dokumentów, koszty mogą być wyższe i trzeba je uregulować przy użyciu odpowiednich formularzy bądź w przypadku przelewów elektronicznych – poprzez bankowość internetową.
Ważnym etapem bywa ustalenie, w którym budynku sądu okręgowego mieści się właściwe biurze podawcze sądu okręgowego. Tam składa się m.in. pisma z sygnatury sprawy sądowej albo wymaga się przedłożenia pełnomocnictw (jeśli z czyimś imieniem występuje pełnomocnik). Często wnioski kieruje się również do prezesa sądu okręgowego, zwłaszcza jeśli dokonuje prezes sądu okręgowego czynności wymaganych przepisami. Warto pamiętać, że zalegalizowane dokumenty wysyłane do innego kraju mają moc prawną dzięki odpowiedniej klauzuli i stemplowi sądowemu. Przy odbiorze takich pism można poprosić o przesłanie na wskazany adres korespondencyjny lub odebrać je osobiście w najbliższe filie urzędu pocztowego.
Gdy w grę wchodzą sprawy z zakresu międzynarodowego lub nawet aspekty karne, konieczne staje się uwzględnienie przepisów postępowania cywilnego oraz karnego. Nierzadko bowiem legalizacja dokumentów dotyczy akt, które mają znaczenie w karnego w stosunkach międzynarodowych. Dokumenty muszą być wtedy zgodne z określonymi rozporządzeniami, takimi jak rozporządzenie ministra sprawiedliwości bądź rozporządzenie parlamentu europejskiego. W praktyce oznacza to uwzględnienie także regulacji wskazanych w aktach typu rozporządzeniem ministra sprawiedliwości z dnia określonego w Dzienniku Ustaw.
Przed złożeniem wniosku warto ustalić, jak wygląda procedura uwierzytelniania dokumentów i jakie są wymagane dokumenty. Przy dokonywaniu opłat, zwłaszcza gdy konieczne jest złożenie wniosku w sprawie szczegółowych czynności sądów, często obowiązuje opłacie skarbowej – powyższe należy uiścić w odpowiedniej wysokości. Pomocna bywa lista kroków, które regulują uwierzytelnienia należy składać we właściwej placówce. Niekiedy, żeby usprawnić proces, należy wykonać przygotowanie dokumentów, uwzględnić poświadczenie podpisu i dołączyć wszelkie pełnomocnictwa (jeśli to konieczne, należy załączyć pisemne upoważnienie).
Na koniec dobrze jest pamiętać, że dokumenty zalegalizowane w Polsce zyskują ważność w unii europejskiej oraz w innych krajach, z którymi Polska ma podpisane umowy. Dzięki poprawnej legalizacji dokumentów – czy to w ramach krajowego rejestru sądowego, dokumentów notarialnych, czy przy legalizacji ministerstwa spraw zagranicznych – uzyskujemy możliwość swobodnego użycia ich w obrocie prawnym za granicą, co jest szczególnie istotne w zakresu międzynarodowego postępowania cywilnego.