Dokumenty, które wykorzystujesz poza granicami Polski, wymagają poświadczenia. Legalizacja dokumentów może mieć formę klauzuli apostille, którą wydaje Ministerstwo Spraw Zagranicznych.
Kraje, które nie honorują apostille wymagają potwierdzenia dokumentu poprzez ambasadę.
Kiedy apostille, a kiedy legalizacja dokumentów?
- Apostille to poświadczenie wydawane MSZ. Uzyskujemy je na dokumentach przeznaczonych do obrotu prawnego w krajach, które są stroną Konwencji Haskiej. Procedura legalizacji kończy się na poświadczeniu uzyskanym w MSZ. Aktualna lista krajów.
- Zwykłe poświadczenie dokumentu. Legalizacje dokumentów w ambasadzie obejmuje dokumenty urzędowe przeznaczone do krajów, które nie podpisały konwencji. Po uzyskaniu uwierzytelnienia w MSZ dokument musi zostać poświadczony w ambasadzie kraju, w którym chcesz wykorzystać dokument.
Apostille czy legalizacja?
Nie masz pewności, jaka procedura dotyczy Twoich dokumentów? Sprawdź. Pobierz darmowy poradnik.
Pamiętaj, że każda z ambasad ma inne wymagania. Często musimy dołączyć tłumaczenie przysięgłe, aby konsul wiedział, jaki dokument legalizujemy.
Najważniejsze informacje o legalizacji dokumentów. Posłuchaj podcastu.
Ile kosztuje legalizacja dokumentów?
Ambasada + MSZ
2 urzędy w pakiecie taniej.
297 zł
3 dokumenty w cenie.
Legalizacja w MSZ.
Odbiór z MSZ i złożenie w konsulacie.
SMS powiadomienia o statusie.
Ubezpieczenie kuriera 5000 zł *.
Wnosimy opłaty.
Wypełniamy wnioski.
Opłata dla MSZ 26 zł a konsulat w zależności od kraju i rodzaju dokumentu..
* Ubezpieczenie przesyłki na 5000 zł.
Opłata za legalizacje 3 dokumentów. Kolejny 100 zł.
Ambasada + MSZ PLUS
3 instytucje w jednej cenie.
497 zł
3 pieczątki w cenie.
Legalizacja w MSZ.
Odbiór i złożenie MSZ i konsulat.
Legalizacja w dodatkowej instytucji **.
SMS ze statusem.
E-mail ze statusem sprawy.
Ubezpieczenie przesyłki 5000 zł *.
Wnosimy opłaty.
Wypełniamy wnioski.
Opłata skarbowa 26 zł a konsulat w zależności od kraju i rodzaju dokumentu..
* Ubezpieczenie kuriera na 5000 zł w cenie.
** Dodatkowa instytucja wymagana do legalizacji np. Krajowa Izba Gospodarcza + MSZ + Ambasada.
3 dokumenty w cenie. Następny 100 zł.
Ambasada + MSZ Super VIP
4 instytucje najszybciej jak możliwe.
697 zł
3 dokumenty – jedna cena.
Legalizacja w MSZ.
Odbiór z MSZ i aplikacja w konsulacie.
Legalizacja w 4 urzędach ***.
SMS o statusie sprawy.
E-mail ze statusem sprawy.
Ubezpieczenie kurierskie 5000 zł *.
Opłacamy w Twoim imieniu.
Wypełniamy wnioski.
Darmowa wycena tłumacza (opcja).
Skan dokumentów na e-mail.
Możliwość odesłania konduktorem.
Do ceny dolicz opłaty urzędowe.
* Ubezpieczenie przesyłki zwrotnej na 5000 zł.
*** Składamy bezzwłocznie. Ciągle sprawdzamy status sprawy. Czas oczekiwania wg pracy urzędów.
3 dokumenty w cenie. Legalizacja kolejnego 100 zł.
Przykład 1: 3 tłumaczenia dokumentu potrzebujesz w ZEA. Musimy dokonać legalizacji w MSZ i ambasadzie ZEA. Koszt 297 zł + opłaty urzędowe.
Przykład 2: Umowa handlowa ma być poświadczona do wykorzystania w Egipcie. Musimy dokonać poświadczenia w KIG, MSZ i ambasadzie Egiptu. Koszt 497 zł + opłaty urzędowe.
Przykład 3: Pełnomocnictwo notarialne do zakupu mieszkania w Arabii Saudyjskiej oraz tłumaczenie przysięgłe. Procedura wymaga czynności u Notariusza, w Sądzie Okręgowym, MSZ i ambasadzie saudyjskiej. Koszt 697 zł + opłaty urzędowe.
Zamów legalizację dokumentu.
Darmowa konsultacja.
Pomożemy wybrać najlepszą opcję legalizacji dokumentu.
Wnosimy opłaty i wypełniamy wnioski.
My opłacamy i przygotujemy potrzebne dodatkowe załączniki, ksera i opłaty.
3 pakiety.
Opcje na każdą ścieżkę legalizacji.
Od A do Z.
Wysyłasz dokumenty i nie martwisz się o nic.
W kolejnym kroku wypełnisz krótki formularz i otrzymasz pełne informacje, jak przygotować dokumenty.
Wymagania w legalizacji dokumentów:
- Dokument do legalizacji. Potrzebny jest oryginał dokumentu, który ma zostać zalegalizowany.
- Informacje o kraju docelowym. Musisz określić, w jakim kraju będziesz wykorzystywać dokument.
- Opcjonalnie:
- Tłumaczenie przysięgłe. Często konsulaty wymagają tłumaczenia i legalizacji zarówno oryginału jak i tłumaczenia. Możemy zrobić tłumaczenie.
- Uzyskanie dokumentu. Niektóre dokumenty możemy przygotować dla Państwa np. odpis z KRS, zaświadczenie o niekaralności lub kopię notarialną dokumentu.
Legalizacja w 4 krokach
Przygotuj dokument i prześlij do nas.
Dokument w oryginale prześlij na nasz adres: ul. Senatorska 2, 00-075 Warszawa.
Uzyskujemy pieczęć w MSZ.
Pierwszym krokiem jest zawsze uzyskanie legalizacji zwykłej w MSZ.
Aplikacja w ambasadzie.
Dokument z poświadczeniem MSZ składamy w ambasadzie kraju docelowego.
Dokument gotowy.
Dokument możesz odebrać osobiście albo wskazać adres, na jaki mamy go odesłać.
Pamiętaj, że niektóre dokumenty muszą być poświadczone przez kilka instytucji, zanim trafią do ambasady.
Poświadczenie dokumentów.
Legalizujemy dokumenty przeznaczone do obrotu handlowego poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Zarówno czas oczekiwania, jak i koszty uzależnione są od konkretnej procedury. Prosimy o upewnienie się, jakiej formy legalizacji wymaga od Państwa partner biznesowy lub instytucja zagraniczna.
Jakie są opłaty legalizacji dokumentów?
Opłata urzędowa w MSZ to 26 zł. Opłata pobierana przez ambasadę jest uzależniona od cennika danej instytucji. Najczęściej jest to opłata rzędu 100-300 zł, ale np. dokumenty handlowe w ambasadzie ZEA legalizuje się za ok. 2100 zł (ok. 2000 dirhamów). Niektóre dokumenty poświadczysz bezpłatnie, ale niektóre opłaty są dość wysokie.
| Kraj docelowy | Rodzaj dokumentu | Opłaty |
|---|---|---|
| Algieria | Prywatny Handlowy | 5 PLN 270 PLN |
| Arabia Saudyjska | Prywatny Handlowy (z wyłączeniem świadectwa pochodzenia i FV handlowej – te legalizowane są bezpłatnie) | 8,75 USD 8,75 USD |
| Chiny | Prywatny Handlowy | 223 PLN 445 PLN |
| Egipt | Prywatny Handlowy | 250 PLN 690 PLN |
| Irak | Prywatny Faktura i świadectwo pochodzenia Inne dokumenty handlowe | 5 USD 100 USD 160 USD |
| Jordania | Prywatny Handlowy | 20 EUR 84 EUR |
| Katar | Prywatny Handlowy | 26 EUR – koszt uzależniony od wartości faktury (wyceniany przez ambasadę) |
| Kuba | Prywatny Handlowy | 110 EUR |
| Kuwejt | Prywatny Świadectwo pochodzenia Faktura VAT Inne dokumenty | 125 PLN 375 PLN 250 PLN 125 PLN |
| Tajlandia | Prywatny Handlowy | 80 PLN |
| Zjednoczone Emiraty Arabskie (ZEA) | Prywatny Handlowy | 150 AED 2000 AED |
Ile trwa legalizacja?
Procedura uzależniona jest od kraju, gdzie będzie użyty dokument. Uzyskanie legalizacji w MSZ zajmie 1-5 dni. Konsulaty określają czas oczekiwania od 1 dnia do 2-3 tygodni. Uwierzytelnienie dokumentów szkolnych i uczelnianych może zająć nawet 2-3 miesiące. Kuratorium to 30 dni. Ambasada Włoch to kolejny miesiąc. Prosimy o kontakt, abyśmy mogli odpowiednio oszacować czas oczekiwania.
Gdzie muszę najpierw poświadczyć dokument?
Zanim udasz się do ambasady kraju docelowego, musisz otrzymać pieczęć z MSZ. W przypadku niektórych rodzajów dokumentów, dopuszczona jest procedura uproszczona. Certyfikat pochodzenia przeznaczony do obrotu prawnego do Egiptu, możesz poświadczyć przez KIG i od razu udać się do ambasady Egiptu.
| Instytucja | Rodzaj | Opłaty |
|---|---|---|
| MSZ | Wszystkie dokumenty – poświadczenie zwykłe | 26 |
| Krajowa Izba Gospodarcza | Dokumenty eksportowe | 80 netto |
| Narodowa Agencja Wymiany Akademickiej | Dyplomy uczelni wyższych, suplementy, zaświadczenia o ukończeniu studiów | 26 |
| KRS | Odpisy | 30 – aktualny 60 – pełny |
| Ministerstwo Zdrowia | Prawo wykonywania zawodu, dyplomy specjalisty | 26 |
| Kuratorium Oświaty | Dokumenty szkolne | 26 |
| Sąd Okręgowy | Każdy dokument, w tym notarialny | 26 |
| OKE | Szkolne | 26 |
| KRK | Zaświadczenie o niekaralności | 30 |
Jak wygląda pieczęć z MSZ (Ministerstwo Spraw Zagranicznych)?
Pieczęć potwierdzająca legalizację informuje o ważności dokumentu. Na tym nie kończy się procedura. Musimy jeszcze pozyskać uwierzytelnienie dokumentów w konsulacie kraju docelowego.
Jaki dokument podlega legalizacji zwykłej a jaki apostille?
Rodzaj dokumentu nie ma znaczenia. Ważne jest gdzie ma być wykorzystany. Jeśli chcesz go użyć w państwie akceptującym apostille, to wykonamy prostą legalizację. Jeśli natomiast kraj nie honoruje tej klauzuli, to musimy poświadczyć go w ambasadzie danego kraju.
Co to jest legalizacja dokumentów?
Jest to proces, w którym potwierdza się autentyczność podpisu i pieczęci na dokumencie. Legalizacja może być wymagana w celu uznania dokumentu w kraju lub za granicą, w urzędzie lub przed sądem. W procesie legalizacji dokumentu potwierdza się jego autentyczność i zgodność z prawem. Legalizacja może obejmować potwierdzenie podpisu i pieczęci na dokumencie, a także tłumaczenie dokumentu na język obcy.
Jak zalegalizować pełnomocnictwo notarialne?
Pełnomocnictwo, jakie podpiszesz u notariusza musi być uwierzytelnione przez sąd okręgowy, gdzie notariusz złożył wzory podpisów. Najczęściej jest to najbliższy sąd okręgowy zależny od miejsca kancelarii notariusza. Dopiero po uwierzytelnieniu przez Prezesa Sądu Okręgowego, możemy zalegalizować pełnomocnictwo w MSZ.
Co zrobić, gdy mam tylko jeden dyplom ukończenia studiów i nie chcę go legalizować?
Możesz sprawdzić czy instytucja lub firma, w której będziesz składać dokument, może zaakceptować kopię notarialną z tłumaczeniem przysięgłym. W tym wypadku uwierzytelnienie dokumentów będzie wyglądać tak, że poświadczymy kopię a oryginał okażesz do wglądu. Musi na to zgodzić się druga strona.
W jakim języku muszę legalizować dokumenty?
Jeśli posiadasz dokument w języku polskim, to w wielu wypadkach musisz dołączyć tłumaczenie. W zależności od kraju, będziesz proszony o dołączenie tłumaczenia na język urzędowy kraju docelowego. W wielu wypadkach będziesz miał do wyboru język angielski + język urzędowy np. ambasada ZEA akceptuje dokumenty zarówno w j. angielski jak i arabskim.
Konsulaty niektórych krajów wymagają tłumaczenia, ale nie musi być ono poświadczone. Natomiast w większości przypadków, zarówno oryginał jak i tłumaczenie muszą być zalegalizowane. Przykładem tego ostatniego jest także ambasada Arabii Saudyjskiej.
Jak zalegalizować dokumenty handlowe w Ambasadzie?
Faktury, certyfikaty, umowa spółki i inne dokumenty podlegają praktycznie takim samym procesom jak dokumenty prywatne. Legalizację dokumentów handlowych rozpoczynamy od uwierzytelnienia w pierwszej instytucji np. KIG, Związek Producentów, Ministerstwie Zdrowia. Generalnie dokumenty handlowe muszą mieć możliwość legalizacji MSZ. Po uzyskaniu poświadczenia w Ministerstwie Spraw Zagranicznych uzyskujemy finalną pieczęć w Ambasadzie.
Kiedy wymagane jest poświadczenie dokumentu w Polsce?
Urzędy i instytucje prywatne mogą żądać zalegalizowanego dokumentu w różnych procedurach. Zaświadczenia, akty urodzenia, tłumaczenia przysięgłe, dyplomy, prawo wykonywania zawodu i inne dokumenty wydane za granicą, które będziesz wykorzystywać w Polsce. Urzędnik musi mieć pewność, że dany dokument jest prawdziwy i prawomocny. W przypadku krajów poza konwencji haskiej procedura działa bliźniaczo i dany dokument poświadczany jest przez polską ambasadę.
Czy możliwa jest legalizowanie dokumentów zagranicznych do obrotu prawnego w Polsce?
Jest główna zasada, iż dokumenty wydane przez dany kraj może poświadczyć tylko instytucja danego kraju. Niektóre dokumenty poświadczysz w przedstawicielstwie dyplomatycznym działających w Polsce. Poświadczenia dotyczą tylko niektórych dokumentów. Dokument taki nie ma legalizacji ministerstwa spraw zagranicznych danego kraju. Uzyskasz pieczęć konsula, który nie musi być honorowany we wszystkich sytuacjach
Gdzie znaleźć wniosek o legalizację dokumentów?
Nie ma jednego wzoru wniosku. Każda z instytucji ma nieco inne wymagania. W referacie ds. legalizacji w msz uzupełniamy wniosek w Twoim imieniu. Większość ambasad nie ma wymogu legalizacji z wnioskiem. Specjalne wnioski są w KIG i NAWA. Tam wymagany jest podpis osoby wnioskującej.
Legalizacje dokumentów z Ukrainy. Czy pomagacie?
O legalizację dokumentów z Ukrainy musimy wnioskować na Ukrainie. Mamy partnera lokalnego i możemy pomóc w legalizacji.
Czy wszystkie dokumenty muszę legalizować?
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/1191 z dnia 6 lipca 2016 r. daje pewne ułatwienia legalizacji dokumentów w ramach Unii Europejskiej. Rozporządzenie określa zasady uznawania dokumentów publicznych wydawanych w państwach członkowskich, w tym potrzeby legalizacji lub uwierzytelnienia dokumentów, a także upraszcza procedury administracyjne dla obywateli UE.
Jak przeprowadzić legalizację dokumentu handlowego od notariusza?
Dokument notarialny – pełnomocnictwa, umowa spółki, odpisy posiedzeń zarządu – poświadczamy w sądzie okręgowym. Opłata skarbowa 27 zł. W kolejnym wniosku staramy się o legalizację w MSZ. Dopiero w ostatnim etapie możemy udać się do placówki dyplomatycznej, która odpowiada za legalizację dokumentu do danego kraju.
Podsumowanie kroków jakie podejmujemy w ramach naszej pracy legalizując dokumenty notarialne:
- Prosimy upewnić się, że dokument jest podpisany przez notariusza i zawiera pieczątkę notariusza.
- Prosimy o kontakt z lokalnym sądem okręgowym, aby uzyskać legalizację dokumentu notarialnego. Ważne, prosimy wyraźnie wskazać, że dokument będzie dalej legalizowany w MSZ. W przypadku sądów w Warszawie, zajmujemy się też tym krokiem. W przypadku sądów poza Warszawą, rekomendujemy samodzielną wizytę. Możemy ten proces przeprowadzić za Państwa, ale jest on zwykle dłuższy.
- Po otrzymaniu zalegalizowanego dokumentu przez sąd okręgowy, prosimy o przesłanie do nas. Zajmiemy się resztą.
- Dokumenty złożymy do MSZ, aby otrzymać legalizację zwykłą. Wcześniej sprawdzimy, czy nie jest wymagane tłumaczenie przysięgłe. W takim wypadku będziemy ustalać przygotowanie tłumaczenia z Państwem.
- Dokumenty zalegalizowane w MSZ, składamy w konsulacie kraju, który nie akceptuje zapisów konwencji haskiej.
Prosimy zauważyć, że obsługujemy konsulaty w Polsce i Berlinie. Jesteśmy chyba jedyną firmą w Polsce, która poświadcza każdy dokument do każdego kraju.
Warto pamiętać, że proces legalizacji dokumentów handlowych może się różnić w zależności od kraju, w którym ma być użyty. Dlatego warto sprawdzić wymagania kraju docelowego przed przystąpieniem do legalizacji dokumentu.
Jak legalizujemy dokumenty uczelnianie i szkolne?
Musimy pamiętać, że legalizacje dokumentów urzędowych, które mają być użyte w międzynarodowym postępowaniu cywilnym lub sprawie szczegółowych czynności sądów jest nieco inna niż legalizacje dokumentów szkolnych. W Polsce poświadczenie dokumentów szkolnych jest regulowana przez Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej. Dotyczy to uwierzytelnienia dokumentów wydanych za granicą ale też legalizacji do użycia poza Polską. Pierwszym etapem jest poświadczenie dokumentu w jednostce edukacyjnej. Może być to Kuratorium, OKE, NAWA. W kolejnym kroku uzyskujemy legalizację zwykłą w Ministerstwie Spraw Zagranicznych a w ostatnim etapie legalizacje w konsulacie kraju docelowego. Mówimy tu o legalizacji, która wymaga tego procesu. W sytuacji honorowania pieczęci apostille, legalizacja najczęściej ogranicza się do jednej instytucji.
Jak przeprowadzić legalizację dokumentu jeśli kraj przyjmujący dokument nie jest stroną konwencji haskiej?
Jeśli kraj przyjmujący dokument nie jest stroną Konwencji Haskiej lub jakiejkolwiek innej międzynarodowej umowy dotyczącej legalizacji dokumentów, konieczne może być przeprowadzenie dodatkowych działań, aby dokument mógł zostać uznany za ważny i legalny.
Jak zalegalizować dokumenty sądowe?
Uwierzytelnienie dokumentów sądowych jest podobna jak w przypadku innych dokumentów. Najważniejszym szczegółem, na jaki trzeba zwrócić uwagę jest odpowiednia pieczęć i podpis pod dokumentem. Wyroki sądowe podpisane przez referendarza muszą być dodatkowo poświadczone przez osobę odpowiedzialną za legalizację. Często zdarza się, że trafiają do nas dokumenty już w zaawansowanym procesie, np. po tłumaczeniu przysięgłym, ale nie są odpowiednio przygotowane. Musimy wtedy występować o nowe dokumenty, albo dokonywać dodatkowych czynności, aby zakończyć legalizację.
W przypadku dokumentów wydanych przez Sąd Najwyższy, wniosek należy składać do Kancelarii Prezesa Sądu Najwyższego. Należy pamiętać, że w przypadku dokumentów sądowych, oprócz legalizacji, mogą być wymagane także tłumaczenia na język kraju, do którego dokument ma być wysłany.