Legalizacja dokumentów.

Dokumenty przeznaczone do użytku poza terytorium Polski muszą być odpowiednio uwierzytelnione. Legalizacja dokumentów może mieć formę klauzuli apostille, którą wydaje Ministerstwo Spraw Zagranicznych.

Kraje, które nie honorują apostille wymagają potwierdzenia dokumentu poprzez ambasadę.

Prosimy zauważyć, że obsługujemy konsulaty w Polsce i Berlinie. Jesteśmy chyba jedyną firmą w Polsce, która poświadcza każdy dokument do każdego kraju.

Wymagania w legalizacji dokumentów:

• Dokument do legalizacji. Prosimy dostarczyć oryginalny dokument, który ma zostać zalegalizowany.
• Informacje o kraju docelowym. Prosimy podać informacje o kraju docelowym, w którym dokument będzie wykorzystywany.
• Opcjonalnie:
• Tłumaczenie przysięgłe. Często konsulaty wymagają legalizacji zarówno oryginału, jak i tłumaczenia. Oferujemy usługi tłumaczenia.
• Uzyskanie dokumentu. Możemy pomóc w uzyskaniu niektórych dokumentów, takich jak odpis z Krajowego Rejestru Sądowego, zaświadczenie o niekaralności lub notarialną kopię dokumentu.

Jaki dokument podlega legalizacji zwykłej a jaki apostille?

Legalizacja i apostille są dwoma różnymi formami potwierdzenia autentyczności dokumentów. Legalizacja jest procesem, który jest zazwyczaj wymagany przez kraje, które nie są stronami Konwencji haskiej z 1961 roku. Apostille, z drugiej strony, jest specjalną formą legalizacji, która jest akceptowana przez 115 krajów na świecie, które są stronami Konwencji haskiej. Apostille jest adnotacją dokonywaną na dokumencie lub odrębnym dokumencie, potwierdzającą jego autentyczność.

Dokumenty, które mają być wykorzystane za granicą, wymagają legalizacji, ale rodzaj tej legalizacji zależy od kraju, w którym dokument ma być użyty. Jeśli kraj akceptuje klauzulę apostille, wystarczy prosta legalizacja. Apostille to specjalna forma legalizacji dokumentów, która jest akceptowana przez 115 krajów na świecie, w tym Polskę. Zasady używania apostille reguluje Konwencja haska z 5 października 1961 roku.

Od 16 lutego 2019 r., w ramach Unii Europejskiej, niektóre dokumenty urzędowe nie wymagają już legalizacji, co znacznie ułatwia ich użycie w różnych krajach UE.

Co to jest legalizacja dokumentów?

Legalizacja dokumentów to proces, który ma na celu potwierdzenie autentyczności podpisu i pieczęci na danym dokumencie. Jest to niezbędne w celu uznania dokumentu zarówno w kraju, jak i za granicą, przez instytucje publiczne lub przed sądem. W ramach procesu legalizacji dokumentu, jego autentyczność i zgodność z prawem są weryfikowane. Legalizacja może obejmować zarówno potwierdzenie autentyczności podpisu i pieczęci na dokumencie, jak również przetłumaczenie go na język obcy.

Jakie dokumenty podlegają legalizacji?

Wszystkie dokumenty, które mają być używane za granicą, mogą wymagać legalizacji. Może to obejmować dokumenty urzędowe, takie jak akty urodzenia, małżeństwa czy zgonu, dyplomy, świadectwa szkolne, dokumenty sądowe, a także dokumenty handlowe, takie jak faktury, umowy czy pełnomocnictwa. Wymóg legalizacji zależy od kraju, w którym dokument ma być użyty, oraz od rodzaju dokumentu.

Jak wygląda proces legalizacji?

Proces legalizacji zaczyna się od złożenia dokumentu do odpowiedniego organu wraz z wnioskiem o legalizację. Organ ten następnie sprawdza autentyczność podpisu i pieczęci na dokumencie, a także zgodność dokumentu z prawem. Po potwierdzeniu autentyczności, na dokumencie umieszczana jest specjalna pieczęć lub adnotacja potwierdzająca jego legalizację. W niektórych przypadkach, dokument może wymagać dodatkowej legalizacji przez ambasadę lub konsulat kraju, w którym ma być użyty.

Jak zalegalizować pełnomocnictwo notarialne?

Pełnomocnictwo, jakie podpiszesz u notariusza musi być uwierzytelnione przez sąd okręgowy, gdzie notariusz złożył wzory podpisów. Najczęściej jest to najbliższy sąd okręgowy zależny od miejsca kancelarii notariusza. Dopiero po uwierzytelnieniu przez Prezesa Sądu Okręgowego, możemy zalegalizować pełnomocnictwo w MSZ.

Co zrobić, gdy mam tylko jeden dyplom ukończenia studiów i nie chcę go legalizować?

Możesz sprawdzić czy instytucja lub firma, w której będziesz składać dokument, może zaakceptować kopię notarialną z tłumaczeniem przysięgłym. W tym wypadku uwierzytelnienie dokumentów będzie wyglądać tak, że poświadczymy kopię a oryginał okażesz do wglądu. Musi na to zgodzić się druga strona.

W jakim języku muszę legalizować dokumenty?

Jeśli posiadasz dokument w języku polskim, to w wielu wypadkach musisz dołączyć tłumaczenie. W zależności od kraju, będziesz proszony o dołączenie tłumaczenia na język urzędowy kraju docelowego. W wielu wypadkach będziesz miał do wyboru język angielski + język urzędowy np. ambasada ZEA akceptuje dokumenty zarówno w j. angielski jak i arabskim.

Konsulaty niektórych krajów wymagają tłumaczenia, ale nie musi być ono poświadczone. Natomiast w większości przypadków, zarówno oryginał jak i tłumaczenie muszą być zalegalizowane. Przykładem tego ostatniego jest także ambasada Arabii Saudyjskiej.

Jak zalegalizować dokumenty handlowe w Ambasadzie?

Faktury, certyfikaty, umowa spółki i inne dokumenty podlegają praktycznie takim samym procesom jak dokumenty prywatne. Legalizację dokumentów handlowych rozpoczynamy od uwierzytelnienia w pierwszej instytucji np. KIG, Związek Producentów, Ministerstwie Zdrowia. Generalnie dokumenty handlowe muszą mieć możliwość legalizacji MSZ. Po uzyskaniu poświadczenia w Ministerstwie Spraw Zagranicznych uzyskujemy finalną pieczęć w Ambasadzie.

Kiedy wymagane jest poświadczenie dokumentu w Polsce?

Urzędy i instytucje prywatne mogą żądać zalegalizowanego dokumentu w różnych procedurach. Zaświadczenia, akty urodzenia, tłumaczenia przysięgłe, dyplomy, prawo wykonywania zawodu i inne dokumenty wydane za granicą, które będziesz wykorzystywać w Polsce. Urzędnik musi mieć pewność, że dany dokument jest prawdziwy i prawomocny. W przypadku krajów poza konwencji haskiej procedura działa bliźniaczo i dany dokument poświadczany jest przez polską ambasadę.

Czy możliwa jest legalizowanie dokumentów zagranicznych do obrotu prawnego w Polsce?

Jest główna zasada, iż dokumenty wydane przez dany kraj może poświadczyć tylko instytucja danego kraju. Niektóre dokumenty poświadczysz w przedstawicielstwie dyplomatycznym działających w Polsce. Poświadczenia dotyczą tylko niektórych dokumentów. Dokument taki nie ma legalizacji ministerstwa spraw zagranicznych danego kraju. Uzyskasz pieczęć konsula, który nie musi być honorowany we wszystkich sytuacjach

Gdzie znaleźć wniosek o legalizację dokumentów?

Nie ma jednego wzoru wniosku. Każda z instytucji ma nieco inne wymagania. W referacie ds. legalizacji w msz uzupełniamy wniosek w Twoim imieniu. Większość ambasad nie ma wymogu legalizacji z wnioskiem. Specjalne wnioski są w KIG i NAWA. Tam wymagany jest podpis osoby wnioskującej.

Legalizacje dokumentów z Ukrainy. Czy pomagacie?

O legalizację dokumentów z Ukrainy musimy wnioskować na Ukrainie. Mamy partnera lokalnego i możemy pomóc w legalizacji.

Czy wszystkie dokumenty muszę legalizować?

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/1191 z dnia 6 lipca 2016 r. daje pewne ułatwienia legalizacji dokumentów w ramach Unii Europejskiej. Rozporządzenie określa zasady uznawania dokumentów publicznych wydawanych w państwach członkowskich, w tym potrzeby legalizacji lub uwierzytelnienia dokumentów, a także upraszcza procedury administracyjne dla obywateli UE.

Jak przeprowadzić legalizację dokumentu handlowego od notariusza?

Legalizacja dokumentów notarialnych to proces, który zaczyna się od potwierdzenia ich autentyczności w sądzie okręgowym. Wymagana jest opłata skarbowa w wysokości 27 zł. Następnie, dokumenty są przekazywane do Ministerstwa Spraw Zagranicznych (MSZ) w celu dalszej legalizacji. Ostatecznie, dokumenty są przekazywane do odpowiedniej placówki dyplomatycznej, która jest odpowiedzialna za legalizację dokumentu dla danego kraju.

Podczas legalizacji dokumentów notarialnych, podejmujemy następujące kroki:

1. Upewniamy się, że dokument jest podpisany przez notariusza i zawiera pieczątkę notariusza.
2. Wnioskujemy o legalizację dokumentu notarialnego w lokalnym sądzie okręgowym. W tym etapie, ważne jest, aby wyraźnie wskazać, że dokument będzie dalej legalizowany w MSZ. W przypadku sądów w Warszawie, zajmujemy się tym krokiem. Dla sądów poza Warszawą, zalecamy samodzielną wizytę. Możemy przeprowadzić ten proces za Państwa, ale może to zająć więcej czasu.
3. Po otrzymaniu dokumentu zalegalizowanego przez sąd okręgowy, prosimy o przesłanie go do nas. Zajmiemy się resztą procesu.
4. Składamy dokumenty do MSZ, aby otrzymać legalizację zwykłą. Przed tym, sprawdzamy, czy wymagane jest tłumaczenie przysięgłe. Jeżeli tak, ustalamy z Państwem przygotowanie tłumaczenia.
5. Dokumenty zalegalizowane w MSZ, składamy w konsulacie kraju, który nie akceptuje zapisów Konwencji Haskiej.

Warto pamiętać, że proces legalizacji dokumentów handlowych może się różnić w zależności od kraju, w którym ma być użyty. Dlatego warto sprawdzić wymagania kraju docelowego przed przystąpieniem do legalizacji dokumentu.

Jak legalizujemy dokumenty uczelnianie i szkolne?

Ważne jest, aby zrozumieć, że proces legalizacji dokumentów urzędowych, które mają być używane w międzynarodowym postępowaniu cywilnym lub w przypadku szczegółowych czynności sądowych, różni się od procesu legalizacji dokumentów szkolnych. W Polsce, uwierzytelnianie dokumentów szkolnych jest regulowane przez Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej. Dotyczy to zarówno uwierzytelniania dokumentów wydanych za granicą, jak i legalizacji dokumentów do użycia poza granicami Polski.

Pierwszym krokiem w tym procesie jest poświadczenie dokumentu w odpowiedniej jednostce edukacyjnej, takiej jak Kuratorium, OKE czy NAWA. Następnie, dokument jest przekazywany do Ministerstwa Spraw Zagranicznych (MSZ) w celu uzyskania legalizacji zwykłej. W ostatnim etapie, dokument jest legalizowany w konsulacie kraju, do którego jest przeznaczony.

Warto zauważyć, że mówimy tu o procesie legalizacji, który wymaga tych kroków. Jeżeli kraj docelowy honoruje pieczęć apostille, proces legalizacji zazwyczaj ogranicza się do jednej instytucji.

Jak przeprowadzić legalizację dokumentu jeśli kraj przyjmujący dokument nie jest stroną konwencji haskiej?

Jeśli kraj przyjmujący dokument nie jest stroną Konwencji Haskiej lub jakiejkolwiek innej międzynarodowej umowy dotyczącej legalizacji dokumentów, konieczne może być przeprowadzenie dodatkowych działań, aby dokument mógł zostać uznany za ważny i legalny.

Jak zalegalizować dokumenty sądowe?

Uwierzytelnienie dokumentów sądowych jest podobna jak w przypadku innych dokumentów. Najważniejszym szczegółem, na jaki trzeba zwrócić uwagę jest odpowiednia pieczęć i podpis pod dokumentem. Wyroki sądowe podpisane przez referendarza muszą być dodatkowo poświadczone przez osobę odpowiedzialną za legalizację. Często zdarza się, że trafiają do nas dokumenty już w zaawansowanym procesie, np. po tłumaczeniu przysięgłym, ale nie są odpowiednio przygotowane. Musimy wtedy występować o nowe dokumenty, albo dokonywać dodatkowych czynności, aby zakończyć legalizację.

W przypadku dokumentów wydanych przez Sąd Najwyższy, wniosek należy składać do Kancelarii Prezesa Sądu Najwyższego. Należy pamiętać, że w przypadku dokumentów sądowych, oprócz legalizacji, mogą być wymagane także tłumaczenia na język kraju, do którego dokument ma być wysłany.

---

Sprawdź tematy pokrewne

• Klauzula apostille – jeśli nie potrzebujesz poświadczenia w ambasadzie
• Notariusz online
• Odpis KRS
• Wypis z CEiDG
• Wyciąg z ksiąg wieczystych z pieczęcią sądu