Odpis KRS z apostille

Odpis KRS – pytania i odpowiedzi

Co to jest krajowy rejestr sądowy?

Krajowy Rejestr Sądowy (KRS) to oficjalna baza danych prowadzona przez sądy rejestrowe w Polsce, zawierająca informacje o przedsiębiorstwach i organizacjach, w tym ich danych identyfikacyjnych, takich jak nazwa, siedziba, numer identyfikacji podatkowej (NIP), a także informacje o zarządzie, członkach organów nadzorczych, celu działalności, kapitale zakładowym i innych szczegółach związanych z działalnością danej firmy.

KRS ma na celu zapewnienie przejrzystości i jawności działań przedsiębiorstw oraz umożliwienie monitorowania ich działalności przez organy administracyjne i inwestorów. Wszystkie przedsiębiorstwa i organizacje w Polsce są zobowiązane do rejestracji w KRS, a wszelkie zmiany w danych, takie jak zmiana nazwy, siedziby czy składu zarządu, muszą być zgłoszone i zaktualizowane w KRS.

Czym różni się odpis od wyciągu?

Pełny lub odpis aktualny zawiera 6 działów. Możesz uzyskać tylko jeden dział, chociaż z reguły pozyskujemy całość informacji. Dokument zawierający informacje z wszystkich 6 działów to odpis z KRS a tylko jeden lub kilka działów to wyciąg z KRS.

Odpis z KRS najczęściej jest wydawany dla przedsiębiorców chcących sprawdzić historię zadłużenia swojego potencjalnego kontrahenta przed podpisaniem z nim umowy o współpracę, ale również jest on wymagany w procesach sądowych lub przez urzędy.

Czy w KRS znajdę informację o podmiotach prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą?

W Rejestrze Sądowym nie znajdziemy informacji dotyczących jednoosobowych działalności gospodarczych. Właściwym dla nich jest spis Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej (wypis z CEIDG).

Jak uzyskać klauzulę apostille?

Apostille KRS wydawane jest przez MSZ w ramach procesu legalizacji MSZ. Jest to poświadczenie dokumentu, sporządzonego w jednym państwie, uprawniające do legalnego posługiwania się tym dokumentem w innym państwie. Apostille uzyskasz tylko na wersji tradycyjnej dokumentu. Musi mieć odpowiednie pieczęci i podpis urzędnika.

Czym się różni odpis pełny od aktualnego?

Odpis pełny zawiera informacje dotyczące podmiotu, od początku prowadzenia jego działalności, czyli od pierwszego wpisu. Aktualny odpis to bieżące treści o historii wpisów. Jest stan na konkretny dzień uzyskania dokumentu. Oznacza to, że odpis ten zawiera najświeższe informacje o przedsiębiorstwie, takie jak nazwa, adres siedziby, numer identyfikacji REGON czy NIP, a także informacje o osobach zarządzających i członkach organów statutowych. Nie zawiera jednak danych historycznych np. poprzednich właścicieli, zmian siedziby spółki czy innych danych, które zostały zmienione.

Narodowa Agencja Wymiany Akademickiej (NAWA) może pomóc w uzyskaniu apostille dla dokumentów akademickich.

Ile kosztuje odpis KRS?

Koszt uzyskania pełnego odpisu z KRS wynosi 60 zł. W przypadku odpisu aktualnego opłata skarbowa to 30 zł.

Jak długo jest ważny odpis z KRS?

Odpis z KRS nie ma określonej daty ważności, ponieważ przedstawia stan rejestru w momencie jego wydania. Zawiera on informacje o firmie w momencie jego pobrania, takie jak nazwa, siedziba, numer KRS, NIP, REGON, informacje o osobach zarządzających i reprezentujących firmę oraz informacje o wniesionych przeciwko niej sprawach sądowych. Ważność odpisu z KRS, może być określona przez instytucję, gdzie będziecie Państwo okazywać dokument. Przy składaniu ofert w przetargach publicznych lub przy ubieganiu się o finansowanie z funduszy unijnych możliwe jest określenie, że nie może być starszy niż np. 30 dni.

Czym się różni dokument wydany przez Internet od tego uzyskanego w sądzie?

Oba wyciągi mają moc prawną. Wydanie odpisu przez Internet jest bezpłatne. Jednak w przypadku chęci dalszej legalizacji dokumentu (np. w MSZ), wypis musi być dokumentem wydanym przez Sąd, w formie papierowej, z wymaganymi pieczątkami urzędowymi. Elektroniczną wersję pobierzesz ze strony: ems.ms.gov.pl/krs/wyszukiwaniepodmiotu. Dzięki możliwości pobrania e-odpisu z KRS online, uzyskanie informacji o firmie jest prostsze i szybsze, a sam dokument posiada taką samą wartość prawną jak odpis w formie papierowej. Musimy jednak pamiętać, e nie może być legalizowany. Do uzyskania apostille wymagana jest już wersja papierowa.

Warto również zauważyć, że organy państw członkowskich mogą mieć różne wymagania dotyczące walidacji dokumentów, szczególnie w kontekście dokumentów związanych z narodzinami, zgonami, małżeństwami, rozwodami, adopcjami, miejscem zamieszkania, obywatelstwem czy rejestrami karnymi.

Ile trzeba czekać na wydanie odpisu KRS w formie papierowej?

Dokument wydawany jest „od ręki”. Warto jednak pamiętać, że jeśli zdecydujemy się na złożenie większej niż 10 ilości wniosków, konieczne będzie zostawienie ich do rozpatrzenia w kolejnych dniach.

Papierowa wersja odpisu z KRS może być też potrzebna przy składaniu wniosku o kredyt w banku lub przy ubieganiu się o dofinansowanie z funduszy europejskich. Często takie instytucje wymagają przedłożenia oryginału odpisu z KRS, a nie jego wersji elektronicznej. Może również zdarzyć się, że w niektórych krajach załatwianie pewnych formalności wymaga przedstawienia dokumentu w formie papierowej, a nie elektronicznej. Wtedy też najczęściej dokument musi być poświadczony pieczęciami apostille a w przypadku krajów, które nie honorują zapisu konwencji haskiej, przez konsulaty tych krajów. Warto również pamiętać, że niektóre dokumenty mogą wymagać wcześniejszej autentykacji przez sądu okręgowego przed uzyskaniem apostille.

Przykładem kraju, który może wymagać wersji papierowej odpisu z KRS jest Rosja. Wymóg ten dotyczy tam m.in. przedsiębiorstw, które chcą wziąć udział w przetargach publicznych. Zwłaszcza jeśli umowa ma charakter długoterminowy lub dotyczy znacznej wartości. Innym przykładem kraju, który może wymagać papierowej wersji KRS, są Chiny. W niektórych sytuacjach, np. przy rejestracji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, władze chińskie mogą zażądać przedstawienia wersji papierowej odpisu z KRS. Musi być poświadczone przez MSZ oraz konsulat chiński. W obu przypadkach możemy pomóc w uzyskaniu odpowiedniej legalizacji dokumentów handlowych do załatwienia spraw w Chinach, czy innym kraju.

Jakie informacje znajdziemy w Rejestrze Dłużników Niewypłacalnych?

W Rejestrze Dłużników Niewypłacalnych znajdziemy informacje dotyczące osób fizycznych oraz podmiotów gospodarczych, które mają kłopot z regulowaniem swoich zobowiązań finansowych. Znajdziecie Państwo imię i nazwisko dłużnika, nazwę firmy, numer NIP, PESEL lub REGON, informacje o zadłużeniu oraz informacje o postępowaniach egzekucyjnych prowadzonych wobec dłużnika. Rejestr dłużników niewypłacalnych jest dostępny dla każdej osoby i instytucji, która chce zweryfikować informacje o dłużniku i upewnić się, że dana osoba lub firma nie figuruje na liście dłużników.

Czy mogę uzyskać dokument w języku angielskim?

Niestety nie, ponieważ Ministerstwo Sprawiedliwości wydaje wyłącznie odpisy w języku polskim. Aby uzyskać dokument w innym języku należy go przetłumaczyć. Tłumaczenie powinno zostać wykonane przez tłumacza przysięgłego wpisanego na listę tłumaczy przysięgłych Ministerstwa Sprawiedliwości.

Jak długo muszę czekać na legalizacje dokumentu z KRS (uzyskanie klauzuli apostille KRS)?

Czas oczekiwania uzależniony jest od wybranego trybu. W przypadku wybrania ścieżki korespondencyjnej, procedura może trwać nawet 2-3 tygodnie.
Osobiste stawiennictwo w instytucjach znacznie skraca czas oczekiwania. Nasza firma może uzyskać Apostille nawet w jeden dzień.

Czy muszę uzyskać apostille na dokumencie z KRS zanim użyję go za granicą Polski?

Większość instytucji zagranicznych wymaga takiego poświadczenia. Nie jest to jednak regułą. Trzeba pamiętać, że pieczęć apostille na odpisie KRS jest honorowana wyłącznie przez kraje, które podpisały dokument konwencji haskiej. W innych przypadkach musimy przeprowadzić legalizacje tradycyjną. Dokumenty używane w unii europejskiej mogą nie wymagać apostille.