Zaproszenie dla cudzoziemca

Zaproszenie dla cudzoziemca to dokument urzędowy wpisywany do rejestru zaproszeń przez Urząd Wojewódzki. Zawiera potwierdzone urzędowo dane osoby lub instytucji zapraszającej, dane zapraszanego cudzoziemca, cel przyjazdu do Polski oraz daty, na jakie osoba jest zaproszona.

Zaproszenie dla cudzoziemca jest często wymaganym załącznikiem do wizy do Polski. Główne cele uzyskania zaproszenia to wizyta rodzinna, spotkanie biznesowe, odwiedziny prywatne. Zaproszenie musi być również poparte dokumentem potwierdzającym posiadanie środków finansowych na pokrycie kosztów związanych z pobytem cudzoziemca w Polsce.

Czym zaproszenie dla cudzoziemca nie jest?

Pamiętajmy, że „zaproszenie dla cudzoziemca” jest nazwą urzędową i nie należy mylić go z innymi dokumentami. Zwroty takie jak „zaproszenie do pracy” czy „zaproszenie wojewódzkie” często odnoszą się do innych procedur. Zaproszenie nie jest gwarancją uzyskania wizy, bo cudzoziemiec nadal musi spełnić wszystkie warunki wizowe, nie jest zezwoleniem na pracę, bo do pracy służą inne dokumenty, oraz nie jest gwarancją finansową, bo zapraszający wykazuje środki, ale gość nadal musi posiadać własne.

Dokument zaproszenia cudzoziemca wpisywany jest do rejestru przez Urząd Wojewódzki. Aplikację składamy w urzędzie odpowiednim dla miejsca zamieszkania lub siedziby firmy. Zaproszenie może być wystosowane od osoby prywatnej, firmy lub instytucji.

Zaproszenie dla cudzoziemca w skrócie

Co to jest? Urzędowy dokument potwierdzający dane zapraszającego, cudzoziemca, cel przyjazdu i daty pobytu, wpisywany do ewidencji zaproszeń przez urząd wojewódzki.

Kto może zaprosić cudzoziemca? Obywatel polski, cudzoziemiec z prawem pobytu stałego lub statusem rezydenta długoterminowego UE, cudzoziemiec legalnie i nieprzerwanie przebywający w Polsce od co najmniej 5 lat, a także firma lub instytucja z siedzibą w Polsce.

Ile kosztuje? Opłata urzędowa wynosi 27 zł, a pełnomocnictwo przy złożeniu przez nas 17 zł. Do tego dochodzi opłata za usługę według wybranego pakietu.

Ile trwa? Urząd ma 30 dni na wpis zaproszenia do ewidencji. W województwie mazowieckim bywa to nawet tego samego dnia, w Krakowie zwykle 20-25 dni, a w Poznaniu czasem do 2 miesięcy.

Na jaki czas można zaprosić? Maksymalnie na 12 miesięcy (365 dni). W tym czasie cudzoziemiec powinien ubiegać się o wizę.

Czy uprawnia do pracy? Nie. Zaproszenie dla cudzoziemca nie uprawnia do podjęcia pracy. Do legalnej pracy potrzebne jest zezwolenie na pracę lub oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy.

Czym różni się zaproszenie prywatne od biznesowego?

Zaproszenie prywatne i biznesowe różnią się tym, kto je składa, w jakim celu oraz jakie dokumenty trzeba dołączyć. Te kategorie nie są oficjalne, zastosowaliśmy je prawdopodobnie jako pierwsi w Polsce, ze względu na różnice we wniosku i załącznikach.

Czy zaproszenie to to samo co wiza?

UWAGA EKSPERTA: Zaproszenie wpisane do ewidencji zaproszeń NIE JEST wizą ani zezwoleniem na pracę. Jest to dokument niezbędny, aby cudzoziemiec mógł dopiero złożyć wniosek o wizę w polskim konsulacie.

Zaproszenie jest dowodem dla konsula, że gość nie będzie obciążeniem dla budżetu państwa polskiego, ponieważ zapraszający zobowiązuje się pokryć koszty jego pobytu, leczenia i powrotu.

Rozporządzenie MSWiA z 2025 roku wskazuje ponadto, jakie warunki finansowe powinien spełnić sam zapraszany podczas składania wniosku o wizę. Ustawa dotycząca cudzoziemców definiuje możliwość wskazania zaproszenia jako jedynego źródła posiadanych środków, ale większość konsulatów nie akceptuje tej formy zabezpieczenia finansowego.

Sprawdź, co to jest powierzenie wykonywania pracy lub zezwolenie na pracę.

Zaproszenie a wiza Schengen i wiza krajowa

Zaproszenie najczęściej dołącza się do wniosku o wizę. Przy krótkich pobytach do 90 dni w celu odwiedzin jest to zwykle wiza Schengen (typ C), a przy dłuższych lub specyficznych celach wiza krajowa (typ D). Zaproszenie samo w sobie nie przesądza rodzaju wizy. Cel przyjazdu i daty wpisane w zaproszeniu powinny być dobrze przemyślane, bo procedury wizowe mogą trwać nawet 2 miesiące.

Ile kosztuje zaproszenie dla cudzoziemca?

• Opłata urzędowa to 27 zł.
• Pełnomocnictwo w przypadku złożenia przez nas to 17 zł.
• Opłata za usługę według wybranego pakietu.

Rodzaje zaproszeń dla cudzoziemca

• Prywatne – aplikację składa osoba prywatna lub rodzina. Cel: odwiedziny, łączenie rodzin, wizyta prywatna.
• Biznesowe – aplikację składa firma lub instytucja. Cel: wizyta handlowa, spotkania biznesowe, targi, konferencja.

Powyższe kategorie zaproszeń nie są oficjalne i zastosowaliśmy je prawdopodobnie jako pierwsi w Polsce. Przyjęliśmy je ze względu na różnice we wniosku i załącznikach, jakie trzeba dołączyć.

Ile trwa wpis zaproszenia w różnych województwach?

W województwie mazowieckim proces zajmie około 3 tygodni. W przypadku innych województw najczęściej około miesiąca. W niektórych może trwać nawet do 3 miesięcy. Oficjalny czas pracy urzędu to 30 dni.

Co jeśli nie zaproszenie?

W przypadku firm polecamy pomoc w przygotowaniu dokumentów do wizy do Polski.

Jak pracujemy?

• Prosimy o dane kontaktowe firmy w kraju, skąd ma przybyć cudzoziemiec.
• Współpracując z firmą z zagranicy, przygotujemy pakiet dokumentów do wizy do Polski.
• Przesyłamy dokumenty, a cudzoziemiec składa je w konsulacie.

Dlaczego warto?

• Nie musicie Państwo angażować się osobiście w proces, a jesteście cały czas informowani o jego przebiegu.
• Razem ze stroną cudzoziemca przygotujemy wymagane dokumenty, które znacznie przyspieszają i wspomagają proces uzyskania wizy do Polski.

Procedura wpisu zaproszenia do ewidencji zaproszeń

Urząd Wojewódzki, a dokładniej wydział ds. cudzoziemców, ma 30 dni na wpis zaproszenia do ewidencji zaproszeń. W większości urzędów termin jest dotrzymany. Zapraszający musi również wykazać pokrycie kosztów podróży powrotnej dla cudzoziemca, co jest kluczowe przy ubieganiu się o wpisanie zaproszenia do ewidencji.

2 ważne elementy, na które warto zwrócić uwagę

Pamiętajmy, że zaproszenie będzie wykorzystywane w większości przypadków do uzyskania wizy do Polski. Prosimy zwrócić uwagę na 2 punkty, które mogą pomóc w procedurze bądź zaszkodzić.

Cel przyjazdu do Polski powinien być dobrze przemyślany i odpowiednio nazwany.

Daty zaproszenia do Polski warto przemyśleć i określić zgodnie z intencją zaproszenia i możliwościami. Procedury wizowe mogą trwać nawet 2 miesiące.

Wymagane dokumenty

• Wypełniony wniosek o wpis zaproszenia do ewidencji zaproszeń oraz upoważnienie.
• Dokumenty finansowe, które potwierdzą możliwość zaproszenia.
• Potwierdzenie zapewnienia lokalu dla cudzoziemca.
• Dokumenty dodatkowe. W przypadku zaproszenia biznesowego dokumenty firmowe. Niektóre urzędy mają swoje dodatkowe dokumenty.

Dodatkowo osoba zapraszająca musi udokumentować posiadanie odpowiednich środków finansowych na pokrycie kosztów pobytu nie tylko dla siebie, ale także dla każdego członka rodziny pozostającego na jej utrzymaniu oraz dla samego zapraszanego cudzoziemca.

Jakie informacje zawiera zaproszenie dla cudzoziemca?

Zaproszenie dla cudzoziemca to dokument urzędowy, który zawiera informacje potwierdzone przez specjalną procedurę urzędową:

• dane osoby lub instytucji zapraszającej cudzoziemca
• dane zapraszanego cudzoziemca
• cel przyjazdu do Polski
• daty, na jakie osoba jest zaproszona

Aby uzyskać dokument zaproszenia, trzeba przejść procedurę potwierdzającą:

• posiadanie wystarczającej ilości środków finansowych
• zapewnienie lokalu dla cudzoziemca

Czym zaproszenie dla cudzoziemca nie jest?

Zaproszenie dla cudzoziemca często mylone jest z innymi dokumentami albo z przeznaczeniem, w jakim jest wydawane. Musimy pamiętać, że:

• zaproszenie nie jest gwarantem uzyskania wizy. Często zaproszenie utożsamiane jest z wizą. Tak nie jest. Osoba zapraszająca może pozytywnie przejść weryfikację urzędu wojewódzkiego i otrzymać zaproszenie, ale cudzoziemiec nie otrzyma wizy, jeśli nie spełnia warunków.
• nie jest zezwoleniem na pracę. Do tego celu przyjazdu do Polski są inne dokumenty.
• nie jest gwarancją finansową. Okazanie środków finansowych przez zapraszającego nie powoduje, że zaproszony gość nie musi już posiadać własnych środków. Zapis ustawy o cudzoziemcach w paragrafie 49 szczegółowo definiuje rolę finansową zaproszenia.

Kto może zaprosić cudzoziemca do Polski?

Wniosek o wpis zaproszenia do rejestru mogą złożyć osoby prywatne oraz firmy i instytucje. Osoba zapraszająca musi być obywatelem polskim albo posiadać prawo stałego pobytu lub status rezydenta długoterminowego UE. Mogą starać się także cudzoziemcy, którzy przebywają nieprzerwanie i legalnie w Polsce od co najmniej 5 lat. W przypadku firm konieczna jest siedziba na terenie Polski. Trzeba wziąć pod uwagę, że w przypadku firm, których właścicielami są cudzoziemcy, mogą być nałożone dodatkowe wymagania i konieczność wyjaśnień. W niektórych przypadkach takie zaproszenie może nie być wydane.

Jakie dokumenty trzeba przygotować?

Do zaproszenia wymagany jest wniosek i pełnomocnictwo w przypadku działania przez pełnomocnika. Do wniosku trzeba dołączyć 2 załączniki, które mogą mieć prostą formę, ale czasem muszą przybrać formę kompletów kilku innych dokumentów.

• potwierdzenie posiadania środków finansowych
• zapewnienie lokalu dla cudzoziemca

Gdzie dokumenty składamy?

Zawsze składamy w urzędzie wojewódzkim odpowiednim dla miejsca zamieszkania osoby zapraszającej. W przypadku firm sprawdzamy dane w dokumencie rejestracyjnym, na przykład KRS. Nie można wziąć pod uwagę oddziałów, a jedynie oficjalną siedzibę firmy.

Ile płacimy i ile czekamy?

Opłata urzędowa to 27 zł. Pełnomocnictwo 17 zł. Czas oczekiwania powinien być nie dłuższy niż 30 dni, ale praktyka pokazuje różne terminy.

Zaproszenie do Polski w celach prywatnych i biznesowych

Cele prywatne zaproszenia

Zaproszenia wystawiane w celach prywatnych najczęściej dotyczą wizyt rodzinnych lub odwiedzin znajomych. Mocno rekomendujemy przemyśleć i odpowiednio opisać cel przyjazdu do Polski oraz daty, na jakie chcemy zaprosić gościa. Powinno to być zgodne z naszymi intencjami i możliwościami zapraszanej osoby.

Cele biznesowe zaproszenia

Zaproszenia biznesowe są wystawiane w celu umożliwienia udziału w spotkaniach handlowych, konferencjach, targach lub innych wydarzeniach związanych z działalnością gospodarczą. W wielu przypadkach takie zaproszenie nie musi mieć oficjalnej formy urzędowej, a wystarczy dokument na papierze firmowym. Warto sprawdzić to przed rozpoczęciem procedury wizowej. Rekomendujemy, aby zaproszenie napisane przez osobę decyzyjną z firmy było poświadczone przez notariusza.

Dlaczego warto u nas zamówić zaproszenie dla obcokrajowca?

Oszczędzasz czas.

Wiemy, jak poprawnie przygotować dokumenty. Zadbamy, aby procedura nie zajęła więcej, niż to konieczne. Kontaktujemy się bezpośrednio z osobami z urzędu. Nie wydasz więcej, niż wskazuje cennik. W przypadku błędów w aplikacji trzeba stawić się na uzupełnienie dokumentów.

Wiza do Polski.

Zaproszenie będzie prawidłowo przygotowane do procedury wizowej. Nieodpowiednie może spowodować komplikacje przy uzyskaniu wizy do Polski. Błędne zaproszenie może być przeszkodą w uzyskaniu wizy. Nieodpowiednie daty mogą spowodować konieczność wpisu zaproszenia do ewidencji zaproszeń raz jeszcze.

Aby zaproszenie było ważne, musi być formalnie zarejestrowane w ewidencji zaproszeń. Wpisanie zaproszenia potwierdza, że osoba zapraszająca jest gotowa ponieść wszelkie koszty związane z pobytem i podróżą powrotną cudzoziemca.

Jaki dokument lokalu zaakceptuje urząd?

Aby zaproszenie było ważne, osoba zapraszająca musi dostarczyć dokumenty potwierdzające tytuł prawny do lokalu, w którym cudzoziemiec będzie przebywał. Przykłady takich dokumentów to:

• Akt notarialny: potwierdza własność nieruchomości.
• Umowa najmu: dokumentuje wynajem mieszkania lub domu.
• Wypis z księgi wieczystej: oficjalny dokument z rejestru nieruchomości.

Są to najczęściej spotykane przez nas dokumenty. Warto jednak zaznaczyć, że w wielu sytuacjach może być to dokument niewystarczający. Dlaczego tak się dzieje?

• Akt notarialny dotyczy sprzedaży przedwstępnej, a nie przeniesienia własności. Zdarza się to czasem w przypadku nowych nieruchomości. Pamiętajmy, że do momentu przeniesienia własności to deweloper jest właścicielem, a nie Państwo, więc urząd nie zaakceptuje takiego dokumentu.
• Księga wieczysta zawiera stare lub niepełne dane. Jest to sytuacja nagminna w przypadku domów. KW zawiera czasem zapis dotyczący nieruchomości gruntowej, a nie budynków mieszkalnych. Konieczne jest wtedy wykazanie istnienia budynków mieszkalnych. Najprościej okazać nakaz podatkowy, gdzie takie nieruchomości są wpisane. Można też dołączyć wyrys z rejestru gruntów lub inny dokument urzędowy, na przykład nadanie numeru porządkowego dla budynku.
• Umowa najmu zawiera paragraf, który mówi, że bez zgody właściciela nie można podnajmować osobom trzecim. 99% umów taki paragraf zawiera, chyba że samo przeznaczenie mieszkania jest od razu w umowie inaczej opisane. W takich wypadkach trzeba albo uzyskać odrębną zgodę właściciela, albo zrobić aneks do umowy najmu, który zezwoli cudzoziemcowi na pobyt pod wskazanym adresem.

Inne formy, które są akceptowane, ale przy których też należy zwrócić szczególną uwagę przy przygotowaniu:

• rezerwacja hotelu. Musi ona spełnić warunki, jakie nakłada na zapraszającego ustawa. To zapraszający musi zapewnić lokal, więc rezerwacja bez wskazania, kto i dla kogo rezerwuje, będzie błędna. Podobnie rezerwacja, jaką zrobi sam gość, nie będzie zaakceptowana.
• udostępniony lokal od znajomego lub rodziny. Jak najbardziej może być zaakceptowany. Warto jednak sprawdzić, czy nie ma kilku właścicieli. Każdy z nich musi wyrazić zgodę na pobyt cudzoziemca.

Dodatkowe materiały.

Przygotowaliśmy dla Państwa kilka materiałów rozszerzających. Zapraszamy do zapoznania się z nimi.

Jaki cel i jakie daty w zaproszeniu?

Jak samodzielnie złożyć wniosek w urzędzie.

Omówienie zaproszenia.

Jak wypełnić wniosek do zaproszenia (starsza wersja wniosku).

Ile środków finansowych trzeba mieć na zaproszenie cudzoziemca? (wymagane kwoty 2026)

Zapraszający musi wykazać, że posiada stałe i regularne źródło dochodu. Państwa środki muszą pokryć utrzymanie osoby zapraszającej, rodziny oraz zapraszanego gościa.

Środki na utrzymanie (miesięcznie)

Trzeba posiadać minimum 515 zł netto miesięcznie na każdego członka rodziny oraz na każdego zapraszanego cudzoziemca.

Środki na powrót cudzoziemca (tabela opłat)

Urząd Wojewódzki wymaga również zabezpieczenia środków na bilet powrotny dla gościa. Kwota zależy od kraju pochodzenia cudzoziemca:

Dokumenty finansowe

Wyciąg bankowy jest najlepszym rozwiązaniem do udokumentowania posiadania wystarczających środków finansowych na pokrycie kosztów zakwaterowania oraz podróży powrotnej cudzoziemca. Wyciąg powinien zawierać informacje o bieżącym saldzie i nie może być starszy niż 30 dni.

Inne akceptowane dokumenty potwierdzające stały przychód:

• Zaświadczenie z pracy: dokument potwierdzający stałe zatrudnienie i dochody.
• Emerytura lub renta: potwierdzenie regularnych świadczeń emerytalnych lub rentowych.
• Środki oszczędnościowe: dokumenty bankowe potwierdzające posiadanie oszczędności.
• Zaświadczenie bankowe: dokument wydany przez bank potwierdzający zdolność finansową.
• Opinia bankowa: oficjalna ocena zdolności kredytowej i finansowej klienta przez bank.

Czy zaproszenie składa się online czy osobiście?

Wniosek o wpis zaproszenia do ewidencji zaproszeń przygotowujemy i składamy online, dzięki czemu nie musisz stać w kolejkach. Trzeba jednak pamiętać, że gotowe zaproszenie nie jest wysyłane pocztą. W wielu urzędach odbiór jest osobisty, dlatego od 13 listopada 2025 przyjmujemy zlecenia dotyczące wybranych województw.

Odbiór zaproszenia

Odbiór zaproszenia jest ważnym etapem w procesie zapraszania cudzoziemca do Polski. Zaproszenie należy odebrać osobiście w Urzędzie Wojewódzkim, w którym zostało złożone. W przypadku, gdy zapraszający nie może osobiście odebrać zaproszenia, możliwe jest upoważnienie pełnomocnika. Pełnomocnik musi posiadać pełnomocnictwo szczególne, które uprawnia go do odbioru danego zaproszenia.

Jeśli zaproszenie zostało wystosowane przez osobę fizyczną, może je również odebrać członek rodziny lub osoba upoważniona przez zapraszającego. Ważne jest, aby pamiętać, że zaproszenie nie jest wysyłane pocztą, co oznacza, że osobisty odbiór jest niezbędny.

Wpisanie zaproszenia do ewidencji, co dalej?

Po wpisaniu zaproszenia do ewidencji zaproszeń Urząd Wojewódzki wydaje dokument potwierdzający wpisanie zaproszenia do ewidencji. Dokument ten jest niezbędny podczas ubiegania się o wizę w Ambasadzie lub Konsulacie RP. Wpisanie zaproszenia do ewidencji potwierdza, że zapraszający jest gotów ponieść wszelkie koszty związane z pobytem i podróżą powrotną cudzoziemca.

Zaproszenie jest ważne przez okres wskazany w dokumencie, jednak nie dłużej niż 12 miesięcy. Jeśli cudzoziemiec nie przyjedzie do Polski w terminie wskazanym w zaproszeniu, zaproszenie traci ważność. W przypadku, gdy cudzoziemiec przyjedzie do Polski po terminie wskazanym w zaproszeniu, może być wymagane nowe zaproszenie. Dlatego ważne jest, aby dokładnie planować daty i upewnić się, że cudzoziemiec przyjedzie w odpowiednim czasie.

Podsumowanie

Wystawienie zaproszenia legalnie wymaga spełnienia kilku formalnych kroków. Upewnienie się, że wszystkie dokumenty są poprawnie wypełnione i dostarczone, jest kluczowe, aby cudzoziemiec mógł legalnie przebywać na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Warto skorzystać z profesjonalnej pomocy, aby proces ten przebiegł bezproblemowo i zgodnie z prawem.

Jak powinno wyglądać poprawne zaproszenie?

Poprawne zaproszenie powinno zawierać dane osoby zapraszającej, numer paszportu cudzoziemca, okres zaproszenia oraz cel wizyty. Należy dokładnie sprawdzić te informacje, aby uniknąć błędów. Wpisanie zaproszenia do ewidencji jest formalnym krokiem potwierdzającym zgodność zaproszenia z wymogami prawnymi. Dokument ten jest kluczowy, aby cudzoziemiec mógł legalnie przebywać na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.