Jak uzyskać duplikat karty pobytu?

W języku potocznym mówi się o duplikacie karty pobytu, ale w przepisach takiego pojęcia nie ma. Gdy karta zostanie zgubiona, skradziona lub zniszczona, wojewoda wydaje nową kartę w miejsce utraconej. Wymiana karty pobytu dotyczy natomiast sytuacji, gdy dokument jest nadal ważny, ale zmieniły się dane posiadacza (na przykład nazwisko) albo wizerunek twarzy zmienił się na tyle, że utrudnia identyfikację.

Kiedy potrzebny jest duplikat, a kiedy wymiana karty pobytu?

Nową kartę w miejsce utraconej wydaje się przy zgubieniu, kradzieży lub zniszczeniu dokumentu. Wymianę karty pobytu przeprowadza się przy zmianie danych osobowych lub zmianie wyglądu. W obu przypadkach wniosek trafia do urzędu wojewódzkiego właściwego dla miejsca zamieszkania cudzoziemca, a procedura przebiega bardzo podobnie.

Utratę lub uszkodzenie karty pobytu zgłasza się organowi, który ją wydał, w ciągu 3 dni od zdarzenia. Po zgłoszeniu cudzoziemiec powinien niezwłocznie złożyć wniosek o wydanie nowej karty. Urząd wydaje wtedy nieodpłatnie zaświadczenie potwierdzające zgłoszenie, ważne do czasu wydania kolejnego dokumentu, nie dłużej jednak niż przez 2 miesiące.

Duplikat karty pobytu czy wymiana karty pobytu? Co wybrać

Zanim złożysz wniosek, ustal, z jaką sytuacją masz do czynienia. Od tego zależy nazwa procedury i wymagane dokumenty, choć opłata i urząd są takie same.

Duplikat i wymiana karty pobytu w skrócie

Kto wydaje? Wojewoda, czyli urząd wojewódzki właściwy dla miejsca zamieszkania cudzoziemca (Wydział Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców).

Ile kosztuje? Opłata za wydanie lub wymianę karty pobytu wynosi 100 zł. Przy zawinionej utracie lub zniszczeniu jest to 200 zł, a przy kolejnej zawinionej utracie 300 zł. Stawki obowiązują od 29 lipca 2022 r. i są aktualne w 2026 roku.

Ile trwa? Wymiana karty pobytu następuje zwykle w ciągu miesiąca od złożenia kompletu dokumentów. W praktyce, zależnie od województwa, bywa to od 1 do 3 miesięcy.

Kiedy zgłosić utratę? Utratę lub uszkodzenie karty pobytu zgłasza się w ciągu 3 dni od zdarzenia, na specjalnym formularzu, organowi który wydał dokument.

Czy jest ulga w opłacie? Tak. Ulga 50% przysługuje cudzoziemcom w trudnej sytuacji materialnej, uczniom i studentom uczącym się w Polsce oraz małoletnim, którzy w dniu złożenia wniosku nie ukończyli 16 lat.

Czy potrzebne są odciski palców? Tak. Pobranie odcisków palców jest obowiązkowe. Ich brak skutkuje odmową wydania karty.

Gdzie i jak złożyć wniosek o duplikat karty pobytu

Wniosek składa się osobiście w urzędzie wojewódzkim właściwym dla miejsca zamieszkania. W wyjątkowych przypadkach można go przesłać pocztą, jednak i tak konieczne jest osobiste stawiennictwo w celu pobrania odcisków palców. Do wniosku dołącza się aktualną fotografię twarzy. Jeśli nosisz nakrycie głowy zgodnie ze swoją religią, dołączasz stosowne oświadczenie, a wizerunek twarzy musi pozostać w pełni widoczny.

Pobranie odcisków palców jest obowiązkowym elementem procedury. Ich brak skutkuje odmową wydania karty. Nową kartę wydaje się zazwyczaj w ciągu 1 do 3 miesięcy od złożenia kompletu dokumentów. Kartę odbiera się osobiście, jednak w wyjątkowych sytuacjach możliwy jest odbiór przez pełnomocnika na podstawie notarialnego pełnomocnictwa.

Podstawa prawna: ustawa z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach (Dz.U. 2023 poz. 519 z późn. zm.) oraz rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 21 kwietnia 2014 r. w sprawie kart pobytu cudzoziemców (Dz.U. 2014 poz. 539).

Wymagane dokumenty

• wypełniony wniosek o wydanie lub wymianę karty pobytu
• aktualna fotografia twarzy (2 sztuki, 35 x 45 mm)
• ważny dokument podróży, na przykład paszport (oryginał do wglądu, kserokopia do akt)
• potwierdzenie aktualnego miejsca zameldowania lub oświadczenie o braku możliwości zameldowania
• przy utracie dokumentu: zaświadczenie z policji oraz formularz zgłoszenia utraty karty pobytu
• przy zmianie danych osobowych: akty stanu cywilnego lub wyroki sądowe potwierdzające zmianę
• dokumenty w języku obcym wraz z tłumaczeniem na język polski wykonanym przez tłumacza przysięgłego
• przy składaniu kserokopii należy okazać oryginały do wglądu

Ile kosztuje duplikat karty pobytu w 2026 roku

Opłata za wydanie nowej karty w miejsce utraconej oraz za wymianę karty pobytu wynosi 100 zł. Jeżeli utrata lub zniszczenie karty nastąpiły z winy posiadacza, opłata wynosi 200 zł, a w przypadku kolejnej zawinionej utraty lub zniszczenia 300 zł. Stawki wynikają z rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 lipca 2022 r. (Dz.U. poz. 1583), które obowiązuje od 29 lipca 2022 r. i jest aktualne w 2026 roku.

Opłatę można uiścić online, w banku lub na poczcie, na rachunek właściwego urzędu wojewódzkiego.

Komu przysługuje ulga 50% w opłacie?

Ulga w wysokości 50% w opłacie za wydanie lub wymianę karty pobytu przysługuje cudzoziemcom, którzy:

• znajdują się w trudnej sytuacji materialnej
• pobierają naukę w szkole ponadgimnazjalnej lub w szkole wyższej na terytorium Polski
• są małoletni i w dniu złożenia wniosku nie ukończyli 16 lat

W niektórych przypadkach, na przykład gdy dokument zawierał wady techniczne, za wydanie lub wymianę karty nie pobiera się opłaty w ogóle.

Procedura składania wniosku o nową kartę pobytu

Kiedy trzeba dokonać zgłoszenia?

Utratę lub zniszczenie karty pobytu należy zgłosić w ciągu 3 dni od zdarzenia, na specjalnym formularzu, organowi który wydał dokument. Wniosek o wydanie nowej karty należy złożyć niezwłocznie po zgłoszeniu, w urzędzie wojewódzkim właściwym dla miejsca zamieszkania.

Procedura nie jest skomplikowana, jednak trzeba wykonać wszystkie kroki zgodnie z obowiązującymi przepisami. Nową kartę wydaje się przy utracie lub uszkodzeniu dokumentu, a wymianę karty pobytu przeprowadza się, gdy zmieniły się dane posiadacza lub jego wizerunek.

Do wniosku dołącza się kserokopię ważnego dokumentu podróży, aktualne potwierdzenie zameldowania oraz dokumenty potwierdzające okoliczności utraty, uszkodzenia lub zmiany danych, na przykład akty stanu cywilnego czy wyroki sądowe.

Wniosek można złożyć osobiście w urzędzie wojewódzkim lub przesłać pocztą. Przy złożeniu pocztą albo przez pełnomocnika i tak należy stawić się osobiście w urzędzie w celu pobrania odcisków palców. Brak pobrania odcisków skutkuje odmową wydania karty pobytu.

Wymiana karty pobytu następuje zwykle w ciągu miesiąca od złożenia wniosku, licząc od dnia wpłynięcia kompletu dokumentów. Odbiór karty odbywa się osobiście, po okazaniu ważnego dokumentu podróży i potwierdzeniu tożsamości. Przy zmianie wizerunku twarzy lub uszkodzeniu dokumentu wymiana karty pobytu jest obowiązkowa, aby zachować ważność dokumentu potwierdzającego tożsamość i legalność pobytu.

Odbiór karty pobytu i formalności

Kartę pobytu odbierasz po udzieleniu zezwolenia na pobyt czasowy, pobyt stały lub po uzyskaniu zezwolenia na pobyt rezydenta długoterminowego UE. Informację o gotowości karty otrzymasz SMS-em lub online, na przykład przez Portal Przybysz. Aby odebrać dokument, najczęściej trzeba mieć umówione spotkanie w urzędzie. Wniosek o wydanie lub wymianę karty składasz w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców.

Kto odbiera kartę pobytu?

• Kartę pobytu odbiera cudzoziemiec osobiście. W wyjątkowych sytuacjach odbiór może nastąpić przez pełnomocnika na podstawie pełnomocnictwa notarialnego.
• Kartę pobytu dla osoby poniżej 13 lat odbiera przedstawiciel ustawowy lub kurator.
• Małoletni powyżej 13 lat musi osobiście stawić się w celu weryfikacji odcisków palców i podpisu.
• Małoletni nie może odebrać karty pobytu bez obecności przedstawiciela ustawowego lub kuratora.
• W szczególnie uzasadnionym przypadku możliwe jest przedstawienie innego dokumentu potwierdzającego tożsamość.
• W przypadku utraty lub uszkodzenia karty pobytu należy zawiadomić organ wydający w ciągu 3 dni, na formularzu.

W przypadku małoletnich wymiana karty jest konieczna, jeśli zmiana wizerunku twarzy jest na tyle istotna, że utrudnia lub uniemożliwia identyfikację posiadacza dokumentu.

Co zrobić, gdy pracownik cudzoziemiec zgubi kartę pobytu

Zgubiona lub zniszczona karta pobytu to dla pracownika cudzoziemca realny problem, bo dokument potwierdza legalność jego pobytu. Liczy się czas: utratę trzeba zgłosić w ciągu 3 dni, a wniosek o nową kartę złożyć niezwłocznie. Im szybciej sprawa trafi do urzędu, tym mniejsze ryzyko przerwy w dokumentach. Pomagamy ustalić właściwy urząd wojewódzki, skompletować dokumenty i poprowadzić sprawę aż do odbioru nowej karty.