Apostille dokumentów wielostronicowych

Co to jest dokument wielostronicowy?

W wielu sytuacjach macie Państwo kontakt z dokumentami jednostronicowymi. Np. skrócony akt urodzenia, zaświadczenie o niekaralności, czy świadectwo szkolne. W tych sytuacjach sprawa legalizacji jest w miarę prosta. Czasem pojawia się kłopot w postaci braku miejsca na legalizację. Jest on rozwiązywany poprzez dołączenie dodatkowej kartki na legalizację.

• Co zrobić z dokumentem składającym się z wielu luźnych stron?
• Jak zalegalizować taki dokument?
• Jak taki dokument będzie przyjęty w instytucji, gdzie chcemy załatwić jakąś sprawę?

Mówiąc najogólniej, są to dokumenty, które składają się z kilku, czy nawet kilkuset stron. W przypadku dokumentów, które już w formie urzędowej stanowią jedność np. dyplom, czy umowa notarialna, klienci najczęściej nie muszą martwić się o ich formę, bo odpowiada za nią odpowiedni urząd czy kancelaria. Pojawiają się jednak pytania, kiedy dokument jest przygotowany przez naszych klientów i w wielu sytuacjach przez tłumaczy przysięgłych.

Przykłady dokumentów, które mogą być wielostronicowe:

• instrukcja obsługi
• kontrakt
• tłumaczenie przysięgłe
• odpis z KRS spółki prawa handlowego

Wszystkie powyższe przykłady pokazują, że są to dokumenty wielostronicowe i najczęściej nie są w żaden sposób spięte w jeden dokument.

Rozwiązaniem przy dokumentach wielostronicowych jest ich odpowiednie i trwałe spięcie. Wydaje się proste, ale trzeba mieć na uwadze kilka elementów, które mogą Państwu pomóc zaoszczędzić pieniądze. Trzeba postępować przemyślanie, aby przypadkiem nie „przedobrzyć”.

Ważne dla apostille:

Musimy pamiętać, że urząd przyjmujący dokument musi mieć pewność, że ma przed sobą pełną treść. Jeśli dokument nie jest trwale złączony, istnieje prawdopodobieństwo, że nie jest pełny, brakuje stron, czy został w jakiś inny sposób naruszony. Możemy łatwo wyobrazić sobie umowę z aneksem lub np. opisem technicznym jakiegoś przedmiotu czy sprawy. Brak jednej strony w umowie pomiędzy firmami może diametralnie zmienić cały sens. Jeśli strony zawierają numerację np. 1 strona z 15, wówczas można teoretycznie obliczyć ilość stron. Ale często są to same numery np. strona 3 albo nie zawierają w ogóle takich informacji.

Koszty legalizacji też mogą być niższe. Nie sprawdzi się to zawsze, ale część urzędów akceptuje wybór klienta. Jeśli mamy np. kontrakt z podpiętym trwale KRS spółki, która podpisuje umowę, wówczas można przyjąć, że jest to jeden dokument. Jeśli do tego dołączymy tłumaczenie przysięgłe i finalnie będziemy mieć jeden duży dokument: kontrakt + KRS + tłumaczenie, to zamiast 4 dokumentów mamy 1. Dla przykładu konsulat ZEA pobiera ok. 2500 zł za każdą pieczęć legalizacji dokumentu handlowego. Już samo spięcie dokumentów powoduje, że zamiast 10 000 zł zapłacimy 2500 zł. Warto?

2 najważniejsze powody, dla których warto trwale spiąć dokumenty

• Legalizacja dokumentów będzie najczęściej tańsza.
• Dokument składający się z luźnych stron może nie być uznany.

Jak i kiedy dokument zszyć w jeden?

Musicie Państwo wiedzieć, kiedy dokument powinien być zszyty i przez kogo. Wydaje się banalne, ale nie jest tak do końca. Musimy najpierw zadać sobie kilka pytań:

• Gdzie dokument będę wykorzystywać?
• Czy dokument jest odnawialny i za każdym razem będę miał kolejny, czy jest to dokument jeden?
• Czy dokument ma swoją ważność?
• Czy będzie tłumaczony przysięgle?
• Czy w najbliższym czasie będę potrzebować go do innych czynności?

Przykład:
Jeśli mam zaświadczenie o niekaralności, które najczęściej musi być okazane w miarę aktualne (np. nie starsze niż 30 dni) i wiem, że mogę w każdej chwili uzyskać nowe przy niewielkim koszcie, to może być sygnał, że taki dokument mogę bezpiecznie użyć i w razie potrzeby uzyskam nowy. W przypadku np. certyfikatu, faktury czy innego dokumentu na druku ścisłego zarachowania może być już kłopot. Są dokumenty, które są wydawane raz i w razie zgubienia czy zniszczenia nie można uzyskać po raz kolejny, albo co najwyżej otrzymamy taki sam, ale z dopiskiem DUPLIKAT.

Kiedy zszyć dokument?

Odpowiadając na powyższe pytania, powinniśmy wybrać najlepszy moment. Jeśli dokumenty będziemy używać jednorazowo i będą miały tłumaczenie, to najlepszym momentem jest tuż przed rozpoczęciem procesu legalizacji. Tak, aby mieć możliwie najmniej dokumentów do legalizacji.

Jeśli natomiast mamy dokument, który będziemy potrzebować za chwilę do innych czynności albo musi do nas wrócić w oryginale, dobrym rozwiązaniem może być zrobienie kopii notarialnej i praca na kopii, albo w tym wypadku łączenie dokumentów nie będzie możliwe. Natomiast samo zszycie powinno nastąpić na samym początku.

Procedura apostille dla dokumentów wielostronicowych

Uzyskanie apostille dla dokumentów wielostronicowych nie różni się od dokumentów jednokartkowych. Trzeba tylko dopilnować szczegółów.

• Przygotowanie dokumentów wielostronicowych: upewnij się, że wszystkie strony są zszyte, ponumerowane i odpowiednio zabezpieczone.
• Gdzie umieścić pieczęć apostille: pieczęć apostille powinna być umieszczona na stronie zawierającej podpisy i pieczęci innych urzędów. Rekomendujemy więc, aby na te czynności znalazło się miejsce, jeśli jest to możliwe.

Koszty legalizacji dokumentów wielostronicowych

Koszty legalizacji dokumentów wielostronicowych będą takie same jak innych. Najważniejsza dla oszacowania kosztów jest liczba podpisów i pieczęci, która będzie poświadczana przez MSZ. Opłata jest pobierana za każdy dokument jako całość, a nie za każdą stronę osobno.

Przykłady prawidłowo przygotowanych dokumentów

Poniżej lista najczęściej spotykanych dokumentów, które powinny być trwale złączone:

• Ksero dokumentu i tłumaczenie przysięgłe – najczęściej dokument zszywany i nitowany jest przez tłumacza przysięgłego. Dodatkową zaletą jest to, że można oryginał okazać do wglądu, a urzędnik zostawia ksero ze spiętym tłumaczeniem.
• Umowa – powinna być zszyta trwale, najlepiej mieć zagięty górny róg, na którym powinna znaleźć się pieczęć.

Specjalne przypadki

Niektóre dokumenty mogą wymagać specjalnego traktowania ze względu na ich format lub zawartość. Jeśli dokument ma nietypowy format, skonsultuj się z urzędem, który będzie wydawał apostille, aby upewnić się, że spełnia on wymagania legalizacyjne.