Transkrypcja aktu małżeństwa

Dokumenty wymagane do transkrypcji zagranicznego dokumentu stanu cywilnego

• Oryginał dokumentu z legalizacją. Prosimy pamiętać, że nie wszystkie kraje akceptują Apostille i wówczas wymagana jest dłuższa procedura legalizacji. Dla krajów spoza Konwencji Haskiej, dokument musi być potwierdzony przez naszą placówkę dyplomatyczną.
• Dokumenty w języku obcym muszą być złożone z urzędowym tłumaczeniem na język polski, przez tłumacza przysięgłego wpisanego na listę Ministerstwa Sprawiedliwości.
• Odpis pełnomocnictwa, jeśli wniosek składa pełnomocnik, w sprawie nazwiska dzieci zrodzonych z małżeństwa.
• Dokumenty powinny być wydane przez właściwy organ w państwie wystawienia i posiadać moc dokumentu urzędowego. Dokumenty muszą być zgodne z aktami stanu cywilnego oraz przepisami dotyczącymi opłacie skarbowej.

Gdzie robimy transkrypcję aktu małżeństwa?

• Sprawę załatwiamy w urzędzie stanu cywilnego.
• Placówkach dyplomatycznych RP.

Dla przypomnienia: nie ma wymogu składania wniosków względem miejsca zamieszkania czy zameldowania, jednak zwyczajowo składane są w najbliższym USC.

Kiedy transkrypcja aktu małżeństwa jest niemożliwa?

Nie zawsze transkrypcja zagranicznego aktu małżeństwa będzie możliwa. Pomijamy błędy czy braki formalne np:

• Brak legalizacji dokumentu. Trzeba pamiętać, że niektóre kraje mają wydłużoną procedurę legalizacji i wymagane jest poświadczenie przez polską placówkę dyplomatyczną.
• Wątpliwości co do samych dokumentów. Urzędnik urzędu stanu cywilnego może odmówić transkrypcji, jeśli ma uzasadnione wątpliwości co do autentyczności okazanych dokumentów.
• Brak tłumaczenia przysięgłego lub inne braki formalne. Dokument w języku obcym musi być przetłumaczony na język polski przez tłumacza przysięgłego. Czasem są braki w dokumentacji np. brak opłat, czy pełnomocnictwa.

Powyższe przeszkody są możliwe do pokonania, ale mamy czasem sytuacje, które zupełnie uniemożliwiają transkrypcję:

• Niezgodność z polskim prawem. Transkrypcja zostanie oddalona, jeśli małżeństwo jest niezgodne z zasadami panującymi w polskim prawie:
  • Ślub został zawarty przez osoby tej samej płci.
  • Gdy jedna z osób jest już w innym związku (bigamia).
  • Gdy małżeństwo jest zawarte z osobą niepełnoletnią.
• Dokument nie jest oficjalny aktem stanu cywilnego. Odrzucone zostaną też śluby a la „Las Vegas” czy małżeństwa religijne lub inne formy nie mające tożsamego odpowiednika w polskim prawie np. kontrakty małżeńskie czasowe. Nie będą też akceptowane: prywatne certyfikaty czy zaświadczenia z organizacji religijnych, które nie mają mocy urzędowej w kraju wystawienia, nie zostaną zaakceptowane.

Co zrobić w takiej sytuacji?

Jeśli urzędnik odmówi transkrypcji, dalsze kroki zależą od przyczyny tej decyzji.

Gdy problemem są braki formalne:

Najprostszym rozwiązaniem jest uzupełnienie braków. Procedury są ściśle określone i w tym wypadku trudno szukać innego rozwiązania.

Gdy odmowa wynika z przyczyn merytorycznych:

Jeśli odmowa jest spowodowana sprzecznością z polskim prawem możecie Państwo:

• Odwołanie od decyzji. Od decyzji odmownej szefa USC możecie Państwo złożyć oficjalne pismo z odwołaniem. Jeśli wojewoda podtrzyma decyzję, sprawę można skierować do sądu administracyjnego.
• Sądowe ustalenie aktu małżeństwa. W przypadku, gdy uzyskanie dokumentu lub jego legalizacja jest niemożliwe z przyczyn niezależnych i nie można wypełnić obowiązku przygotowania dokumentów, jedynym rozwiązaniem jest wystąpienie do polskiego sądu. Jest to procedura czasochłonna i wymagająca dobrego przygotowania dokumentacji, która da podstawy do uznania małżeństwa przez sąd. Sprawy takie mogą trwać nawet kilka lat.

Opłaty i tryb odwoławczy

• Opłata za transkrypcję jest zgodna z tabelą opłat urzędowych, a czas realizacji uzależniony jest o pracy danej jednostki administracyjnej. W niektórych przypadkach zajmie to kilka dni ale niektóre procesy mogą zająć kilka miesięcy, w przypadku zagranicznego dokumentu stanu cywilnego.
• Odwołanie przysługuje tylko w przypadku odmowy dokonania transkrypcji, do wojewody, w terminie 14 dni od doręczenia decyzji, w sprawie transkrypcji aktu małżeństwa.
• Tryb odwoławczy dotyczy decyzji administracyjnych w sprawie transkrypcji aktów stanu cywilnego, w oparciu o przepisy kodeksu postępowania administracyjnego.

Podstawa prawna transkrypcji

• Podstawą prawną transkrypcji jest ustawa z dnia 28 listopada 2014 roku Prawo o aktach stanu cywilnego, regulująca kwestie rejestracji aktów stanu cywilnego. Transkrypcji podlega dokument wydany przez właściwy organ za granicą, który jest uznawany za dokument stanu cywilnego w Polsce.
• Ustawa określa zasady transkrypcji zagranicznych aktów stanu cywilnego, w tym także aktu małżeństwa, w państwach członkowskich Unii Europejskiej. Akt stanu cywilnego potwierdzający zawarcie małżeństwa, cywilnego posiada akt stanu, a także dokument stanu cywilnego posiada moc urzędową, jeśli nie budzi wątpliwości co do autentyczności.
• Przepisy ustawy dotyczące aktów stanu cywilnego są podstawą do dokonania transkrypcji dokumentu stanu cywilnego. Przepisy regulują także sytuacje, w których transkrypcja zagranicznego aktu stanu cywilnego dotyczy zdarzenia wcześniejsze, a dokument zagraniczny musi być zgodny z reguł pisowni polskiej. W przypadku gdy obywatel polski żąda dokonania czynności związanych z rejestracją, dokonał transkrypcji lub ubiega się o dokument tożsamości lub nadanie numeru PESEL, konieczne jest przedstawienie dokumentu stanu cywilnego potwierdzającego zdarzenia wcześniejsze sporządzonego zgodnie z polskimi przepisami. Dotyczy zagraniczny dokument stanu cywilnego, który został sporządzony przez właściwy organ i nie budzi wątpliwości co do autentyczności.
• Urząd stanu cywilnego jest miejscem obsługi w zakresie aktów stanu cywilnego, w tym także transkrypcji zagranicznego aktu małżeństwa, w państwach członkowskich Unii Europejskiej.
• W przypadku pytań lub wątpliwości, można skontaktować się z urzędem stanu cywilnego lub konsulatem RP, w sprawie transkrypcji aktu małżeństwa.